ניהול ביצועי ספקים

מהם הקריטריונים המתאימים ביותר להערכת ביצועי ספקים? כיצד ניתן לדרג את ביצועי הספקים? על ידי הערכה קפדנית של כל ספק תוך שימוש בקריטריונים שנקבעו מראש, ארגון מסוגל לנתח ולדרג בקלות ספקים וזאת בהתאם לביצועים שלהם בפועל. ניתוח ביצועי הספקים מסייע בשיפור ביצועי הארגון. התבקשתם לפתח תכנית לניהול ביצועי ספקים ו/או תכנית להערכת ביצועי ספקים ואתם לא יודעים מאיפה להתחיל? במאמר שלפניכם ריכזנו טיפים ותובנות שתוכלו ליישם בקלות בארגון שלכם!

מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול

מהו ניהול ביצועי ספקים?

ניהול ביצועי ספקים מוגדר כתהליך המסייע לארגונים לנתח, למדוד ולנהל את הביצועים של הספקים שלהם. פעילות זאת מאפשרת לאתר הזדמנויות לחיסכון, צמצום עלויות הארגון, שיפור הביצועים והיכולת של הספקים ושיפור מתמיד. זה גם מבטיח שותפות ארוכת טווח עם הספק לצד שיפור האיכות והביצועים. המטרה העיקרית של ניהול ביצועי ספקים היא לבחור בתבונה את הספקים המתאימים ביותר ולזהות בעיות בזמן אמת כך שניתן יהיה לטפל בהן מוקדם ככל האפשר. כתוצאה מכך, ניתן לבנות שותפות אסטרטגית, שתגרום לשיפור ביצועי ספקים, שיפור ברווחיות ושיפור יעילות שרשרת האספקה של הארגון. לעומת זאת, ספקים שאינם עומדים בדרישות, כגון: אספקה בזמן ודיוק באספקה פוגעים במוניטין שלכם ולכן יש ערך רב לנתונים הנאספים ביצירת ובעדכון חוזים מציאותיים המבוססים על ביצועים בפועל.

יתרונות ניהול ביצועי ספקים
1. חיסכון בעלויות הארגון
2. שיפור תהליכים פנים ארגוניים
3. שיפור שביעות רצון הלקוח
4. מסירה בזמן ללקוח
5. הפחתת סיכונים ושיבושים בשרשרת האספקה
6. יכולת הערכת ביצועי הספק ודירוג ספקים
7. יצירת קשרים ארוכי טווח עם הספק
8. שיפור מוניטין הארגון
9. שיפור היעילות התפעולית
10. יכולת לזהות פערים בזמן אמת

חיסכון בעלויות הארגון
המתמטיקה פשוטה: ביצועי ספק טובים = חיסכון בעלויות הארגון. ביצועי ספק טובים = שיפור יעילות שרשרת האספקה שלכם. ביצועי הספקים משפיעים ישירות על עלויות התפעול שלכם ולכן זה חיוני להקים מנגנון יעיל לניהול ביצועי הספקים כך שתוכלו לזהות בקלות עלויות הנגרמות מביצועים שאינם עומדים בדרישות שלכם. באמצעות הערכה והשוואה של ביצועי ספקים, ארגונים יכולים לבחור בספקים המתאימים להם יותר ולסיים התקשרות עם ספקים שאינם עומדים בדרישות ובתנאים המוסכמים.

שיפור תהליכים פנים ארגוניים
ספקים שמביאים לכם חומרי גלם בזמן ו/או ספקים שמבצעים עבורכם שירות בהתאם לדרישות, מאפשרים לכם לבצע תהליכים פנים ארגוניים בזמן וכמו כן לעמוד בהתחייבות מול הלקוחות שלכם! לעומת זאת, ספקים מאחרים כרוניים פוגעים באופן ישיר במוניטין וביכולת שלכם להשיג יתרון תחרותי

שיפור שביעות רצון הלקוח
רמה גבוהה של שביעות רצון לקוחות היא מטרה עסקית ברורה! שביעות רצון הלקוח משפיעה על רווחיות הארגון. הלקוח מעוניין תמיד לקבל את השירות או המוצרים בזמן וזה ממש לא איכפת לו מה קורה מאחורי הקלעים. מן הסתם, הלקוח שלכם מושפע מביצועי הספקים ולכן יש סיבה טובה שאתם רוצים לזהות בעיות או פערים אצל הספקים בזמן אמת. איסוף וניתוח נתונים הוא הכרחי כדי להבין את מידת תרומתו של הספק והשפעתו על שביעות רצון הלקוח

מסירה בזמן ללקוח
עמידה בזמנים, On-time Delivery נחשב לאחד המדדים החשובים ביותר ללקוח! אספקה בזמן תאפשר לכם לרכוש את אמון הלקוחות וכמו כן להשיג את נאמנות לאורך שנים. כדי להבטיח מועד מסירה ללקוח עליכם להסתמך על ספקים שהביצועים שלהם מעולים. לספקי הלוגיסטיקה השפעה מכרעת על הביצועים שלכם

הפחתת סיכונים ושיבושים בשרשרת האספקה
הסיכון העיקרי הקשור לספקים הוא שיבושים באספקת סחורות ושירותים. ללא חומרי הגלם ומשאבים נוספים שהארגון שלכם צריך, אתם יכולים לצפות שהפעילות היומיומית פשוט תיעצר! כדאי לכם לנטר את ביצועי הספקים לאורך זמן כדי לקבל החלטות מושכלות, להפחית את גורמי הסיכון בשרשרת האספקה ולקדם שיפור מתמיד

יכולת הערכת ביצועי הספק ודירוג ספקים
מחלקת הרכש מרוויחה רבות מניהול ביצועי הספקים. הדבר מאפשר לדרג בקלות את ביצועי הספק כדי לקבל החלטות אסטרטגיות. לדוגמה, חוזים חדשים או שיפור תנאי ההתקשרות יכולים להיות מבוססים על ביצועי העבר של הספק. דירוג הספקים מאפשר לכם לקבל תמונה מדויקת על הספק ויכולותיו לפני המשא ומתן. אנשי מקצוע רבים בתחום הרכש אכן עוקבים אחר ביצועי הספקים ומבינים את הערך שהוא מביא למצוינות התפעולית, אך בחלק מהארגונים הדבר לא נעשה כלל או שלא הגדירו מדדים KPI מתאימים. לפעמים זה נובע מחוסר זמן או חוסר במשאבים. לא משנה מה הסיבה, אתם פשוט לא יכולים לנהל את מה שאתם לא יכולים למדוד.

יצירת קשרים ארוכי טווח עם הספק
זה הזמן להזכיר שכל ספק הוא שותף עסקי לטווח הארוך. הגדרת ערכים משותפים וחזון עבודה עם הספק מייצרת שותפות מוצלחת וקשר עסקי מתמשך. מדידת הביצועים נעשית בהתאם למפורט במסמך Supplier Quality Requirements Manual (SQRM). כאשר אתם מתארים את הערכים ודרישות האיכות מהספקים לרבות פירוט המדדים KPI’s הספק מביו טוב יותר את הצרכים והאסטרטגיה של הארגון. הספק נדרש לאשר את המסמך וכמו כן לאפשר עדכונים מעת לעת. למעשה, תרבות העבודה ומערכת היחסים מושפעת רבות ממסמך זה.

שיפור היעילות התפעולית
שירות גרוע או מוצרים באיכות נמוכה מספקים עלולים לגרום לכם נזק אדיר, הן למוניטין והן לעלויות התפעול! ניהול ביצועי ספקים בזמן אמת ולאורך זמן הוא דבר הכרחי לזיהוי בעיות ופערים, כך שניתן יהיה לפתור אותם במהירות מוקדם ככל האפשר ולבצע שינויים כדי לשפר תוצאות עתידיות. ניתוח פערי ביצועים של הספקים בהתאם למדדים המוסכמים יאפשרו לכם לשפר את היעילות התפעולית!

יישום ניהול ביצועי ספקים
השלב החשוב ביותר הוא היישום והכוונה כאן היא למדוד את מה שבאמת חשוב לארגון שלכם! כדי לקבל תמונה מלאה של ביצועי הספק, עליכם ללכוד מידע איכותי וכמותי. חלק מהספקים יספקו בדיוק את מה שכתוב בהסכם, יעמדו בכל מדדי ה-KPI. ספקים אחרים כמובן לא יעמדו בדרישות כפי שמפורטות ב-SLA ו/או הביצועים המוסכמים. מעוניינים לקבל את המיטב מהספקים שלכם? במקרה זה כדאי לכם לבצע מבדקים Audits כדי להבין יכולות בסיסיות של הספק וכמו כן לסקור תהליכים ותשתיות. אל תבזבזו זמן יקר! תתחילו בקטן. בחרו מספר ספקים וצאו לדרך!

בחרו מדדים להערכת ביצועי הספק  Supplier KPI’s

ההחלטה באילו מדדים בדיוק להתמקד תלויה במטרות שאתם רוצים להשיג. ניתוח ביצועי ספקים מסתמך על ניתוח נתונים. חשוב לזכור שהמטרה הסופית היא לשפר את ניהול ביצועי הספק. התחומים שהארגון בוחר למדוד יהיו בהתאם ליעדים האסטרטגיים בתכנית ניהול ביצועי הספקים. יש מגוון רחב של תחומי ביצועי ספק שניתן למדוד. נציע לכם לשקול לעשות שימוש במדדים הבאים, לדוגמא:

1. אספקה בזמן On-time delivery
2. זמינות הספק Supplier availability
3. דיוק הזמנה Order Accuracy
4. שיעור הפגומים, שגיאות ואי התאמות Supplier defect rate
5. עמידה בתנאי ההסכם Contract compliance
6. שיעור ההיענות RESPONSIVENESS

המדדים השונים יאפשרו לכם לקבל אינדיקציה ברורה לאמינותם ומהימנותם של הספקים. כמובן שיש מדדים נוספים רבים לניהול ביצועי ספקים אך מומלץ לכם למדוד מה שחשוב באמת!

שיפור ביצועי הספקים
לאחר שפיתחתם שיטה לאיסוף וניתוח הנתונים, כעת צריך להתמקד בשיפור ביצועי הספקים. ספק ששואף לשיפור מתמיד של ביצועיו יוכל לקבל בקלות ממחלקת הרכש הצעה לחידוש ההסכם! על מנת לגשר על הפערים בין הדרישות שלכם לבין ביצועי הספק צריך לפתח שיטה פשוטה המאפשרת מעקב רציף אחר המדדים, נניח אחת לרבעון. החוויה הכוללת בעבודה עם הספק מעלה את השאלות הבאות:

• האם קל לתקשר עם הספק?
• האם התלונות או הפערים שהצגתם לספק טופלו בצורה מקצועית ויעילה?
• האם שירות הלקוחות של הספק זמין בכל עת? 
• מהי מהירות תגובת הספק לטיפול בבעיות?
• לאור ביצועי הספק, האם לחדש את ההסכם או לסיים את ההתקשרות?
  

סיכום
ביצועי הספקים משפיעים על רווחיות הארגון! מנהלי רכש בארגונים הם הגורם הרשמי האחראי לניהול ביצועי ספקים. כיצד עליכם לדרג את ביצועי הספקים? איסוף מידע בסיסי על ביצועי הספקים הוא השלב הראשון ביישום תוכנית מוצלחת לניהול ספקים אך פעולה זאת איננה מספיקה כדי להעריך ביעילות מערכת יחסים מתמשכת עם הספק. אנו ממליצים לכם לשקול ליישם תכנית מקיפה להערכת ביצועי הספקים, כך שתוכלו להשיג חיסכון מיידי בהוצאות התפעול וכמו כן לשפר את שביעות רצון הלקוחות שלכם. רוצים ללמוד עוד על ניהול ביצועי ספקים? אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה לארגונים קורס ניהול רכש מקצועי וממוקד וכמו כן ייעוץ ניהול רכש. לפרטים, צרו איתנו קשר: 09-8654503