מדריך לניהול מלאי

למדו את כל מה שאתם צריכים לדעת על ניהול מלאי. הרעיון הבסיסי בניהול מלאי הוא להחזיק את המלאי הנכון, בזמן הנכון, במקום הנכון ובכמות הרצויה. זה אולי נשמע פשוט, אך במציאות המשימה עשויה להיות מורכבת ומאתגרת. ריכזנו עבורכם מדריך לניהול מלאי הכולל תובנות וטיפים שתוכלו ליישם בקלות בארגון שלכם! המדריך מיועד לכל העוסקים בניהול ותכנון המלאי: מעתדי מלאי, מנהלי מלאי, פלנרים, מנהלי תפעול, מנהלי שרשרת אספקה, מנהלי לוגיסטיקה, מנהלי רכש, מהנדסים, סמנכ״לים ומנכ״לים. בואו ונתחיל!

מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול

מה זה מלאי?
המלאי מתייחס לכלל הפריטים המוחזקים על ידי ארגון והמשמש לפעילותו השוטפת והרציפה. כאמור, מלאי משמש ארגונים למטרות שונות ומגוונות. מלאי הינו נכס שיש לממשו בהקדם האפשרי. מנקודת מבט קמעונאית למשל, המטרה היא להמיר את המלאי למזומנים מוקדם ככל האפשר. עליכם לזכור שהמלאי הוא סיכון ועשוי להפוך לנטל על הארגון ככל שישהה זמן ממושך על המדף, לכן יש להחזיק את המלאי בסמוך למועד צריכתו, לא לפני ולא אחרי. לסיכום, חייבת להיות הצדקה להחזקת המלאי: מלאי למכירה, מלאי לייצור רציף, מלאי להבטחת זמינות מערכות וציוד ומלאי לצורך שירות ללקוח. 

ישנם ארבעה סוגים עיקריים של מלאי:

• מלאי חומרי גלם המשמשים לייצור מוצרים (חו״ג) (Raw Materials)
• מלאי מוצרים המיועדים למכירה מיידית (תוצ״ג) (Finish Goods)
• מלאי בתהליך. חומרי גלם שנשלחו לעיבוד אך טרם הפכו בפועל למוצרים (WIP)
• מלאי המשמש לתחזוקה, תיקון ותפעול מערכות, מכונות וציוד (MRO)

  שאלות בסיסיות בניהול מלאי:

• האם אנחנו באמת מוכרחים להחזיק מלאי? (ברמת הפריט)
• באיזה כמות?
• בתקופה מסוימת או ברצף לאורך כל השנה?
• מהו משך הזמן המקסימאלי שאנחנו מוכנים להחזיק את המלאי? 
• האם קיימות חלופות אחרות?
  

• לקבלת החלטות מדויקות מומלץ להשתמש במדדים לניהול המלאי, כגון: ערך המלאי, סבבי המלאי, תנודתיות הביקוש, רווחיות, קריטיות הפריט ורמת השירות הדרושה.

  מהם מטרות ניהול המלאי?
  הרעיון הבסיסי בניהול מלאי הוא לשמור על רמות מלאי מאוזנות באופן שיבטיחו מצד אחד זמינות מלאי ובו זמנית ימזערו מצבים של מלאי עודף וכמובן מלאי מת. במילים אחרות, המשימה שלכם היא לתכנן את המלאי כך שתוכלו להשיג מקסימום זמינות במינימום הוצאות.

מטרות ניהול המלאי:
✓ להחזיק את המלאי הנכון
✓ בזמן הנכון
✓ בכמות הנכונה
✓ במקום הנכון
✓ ובמינימום עלות

כדי להשיג את מטרות ניהול המלאי עלינו לענות על השאלות:

• מה להזמין?
• כמה להזמין?
• מתי להזמין?
• מה לייצר?
• כמה לייצר?
• מתי לייצר?

  לניהול המלאי יש השפעה ישירה על מידת הרווחיות או חיסכון בהוצאות הנגרמות כתוצאה מתכנון מלאי יעיל. ניהול מלאי הינו מאמץ מתמשך באחריות ובהובלת מעתדי המלאי בארגון שקיבלו את המנדט הבלעדי לביצוע המשימה. לפיכך, נסכם שניהול המלאי תלוי בגיבוש מדיניות מותאמת שמטרתה למקסם את הזמינות ובו זמנית למזער את הוצאות החזקת המלאי.

  
  הקשר בין בעלי עניין ומדיניות המלאי
  האם יחסי הכוחות בארגון משפיעים על מדיניות המלאי האסטרטגית? בוודאי שכן ותלוי את מי שואלים. בואו ונבין את ניגוד האינטרסים בין בעלי העניין העיקריים בתוך הארגון ומחוצה לו
  

• מחלקת מכירות: דורשים תמיד מלאי זמין! אחרת טוענים ״אין לנו מה למכור..״
• מחלקת כספים: דורשים תמיד להתייעל ולצמצם את ערך המלאי המוחזק!
• מחלקת ייצור: דורשים תמיד מלאי זמין! אחרת טוענים ״אנחנו לא יכולים לייצר..״
• יחידת המחסן: דורשים תמיד פחות מלאי! ״אין לנו מספיק מקום לאחסון..״
• לקוחות: דורשים תמיד מלאי זמין! אחרת טוענים ״נשקול לרכוש אצל ספק אחר..״

  
  שנמשיך? הרעיון כנראה ברור. למרות ניגוד האינטרסים בין מקבלי ההחלטות השונים בארגון, יש לזכור כי המשימה העיקרית של מעתדי המלאי וכל העוסקים בתכנון המלאי היא להשיג זמינות מירבית במינימום הוצאות, כלומר למצוא את האיזון המדויק בין ביקוש והיצע! או במילים אחרות: לדייק את תכנון המלאי! אין ספק שמדובר במשימה מאתגרת הדורשת ידע ומומחיות בניהול מלאי. מטרתכם כמנהלים היא לוודא שלמעתדי המלאי שלכם יש את הכלים והידע המקצועי ליישום מדיניות מלאי אופטימאלית המובילה לתוצאות!

   

• מהי בקרת מלאי?
  בקרת מלאי מתמקדת בשמירה ובאופטימיזציה של רמות המלאי. בקרת מלאי עוזרת לכם לרכוש את כמות המלאי הנכונה בזמן הנכון כדי להימנע מחוסרים או אובדן מכירות, ומצד שני להימנע מהחזקת מלאי עודף שעלול להפוך בהמשך למלאי מת. בקרת מלאי חכמה תקטין את עלויות האחסון ותדאג לעדכן את רמת המלאי האופטימלית לכל פריט. כידוע, ערך המלאי משפיע על היעילות התפעולית ולבקרת המלאי תפקיד חשוב בהפחתת עלויות החזקת המלאי. מעקב מדויק אחר רמות המלאי בזמן אמת הינו הכרחי!

יתרונות בקרת המלאי:

• שמירה על רמות מלאי אופטימאליות
• שיפור זמינות המלאי
• שיפור סבבי המלאי
• שיפור דיוק המלאי
• שיפור רמת השירות ללקוח
• שיפור הרווחיות
• שיפור תזרים המזומנים
• חיסכון בעלויות האחסון
• מניעת מלאי עודף ומלאי מת
• הפחתת ערך המלאי

  
  רמות המלאי
  מהם רמות המלאי המומלצות? כיצד מאפיינים רמת מלאי מינימום ומקסימום לכל פריט?
  רמות המלאי צריכות להישאר נמוכות ככל שניתן וזאת כדי להפחית את עלויות החזקת המלאי. ארגונים מאפיינים את רמות המלאי בהתאם לדפוס הביקושים הייחודי של כל פריט וזאת בכדי לענות על דרישת הלקוחות תוך הימנעות מעלויות אחסון מיותרות. מודלים מתמטיים שונים יכולים לסייע לכם לחשב את רמת המלאי האופטימלית ובכך לשפר את יעילות ניהול המלאי. נדגיש כי אופטימיזציה לרמות המלאי היא המפתח להפחתת ערך המלאי ושיפור הרווחיות

  רמת מלאי מינימום (נקודת הזמנה)
  רמת מלאי מינימום מייצגת את הכמות המינימאלית הדרושה שצריך להחזיק כדי להימנע ממצבים של חוסר זמינות מלאי. המשמעות: ברגע שיורדים מתחת לרמת מלאי מינימום צריך להזמין מלאי חדש. נקודת הזמנה מדויקת תבטיח לכם את שיפור הזמינות והפחתה בהוצאות החזקת המלאי. רמת מלאי מינימום ניתן להגדיר כ-Reordering Level או במילים אחרות Reorder Point. מלאי מינימום תלוי בין היתר בזמן האספקה (מס׳ הימים הנדרשים לחידוש המלאי מרגע ביצוע ההזמנה) וקצב הצריכה של הפריט (צריכה יומית ממוצעת). כיצד מחשבים רמת מלאי מינימום (נקודת ההזמנה)?
  Reorder Point = Lead Time Demand + Safety Stock
  הסבר: הביקוש הצפוי בזמן האספקה + מלאי ביטחון שעליו נסביר בהמשך. תוכלו לחשב את רמת מלאי מינימום באופן הבא:
  Reorder point = (Average daily usage x Average lead time in days) + Safety stock

  רמת מלאי מקסימום
  רמת מלאי מקסימום מוגדרת כרמת המלאי המקסימאלית המותרת לפריט. חריגה מהרמה המקסימאלית מובילה למלאי עודף, מלאי מת ועלויות החזקת מלאי מיותרות. מלאי מקסימום תלוי בין היתר באורך חיי המדף של הפריט, דפוס הביקושים, זמינות נפח אחסון דרושה לפריט, שינויים במחיר הפריט ואילוצים נוספים. כיצד מחשבים רמת מלאי מקסימום?
  Maximum Stock Level = Reordering level + Reordering quantity 

  מהו מלאי ביטחון?
  מלאי ביטחון הוא מלאי שאמור לשמש כגיבוי במקרים של עלייה בלתי צפויה בביקוש ו/או בהתמודדות עם איחורים בזמן האספקה או מחסור אצל הספק. כאמור, מלאי ביטחון מסייע להתמודדות עם תנודות הביקוש ועיכובים בלתי צפויים בזמני האספקה. קיימות גישות רבות לחישוב מלאי ביטחון. להלן נוסחא פשוטה לחישוב מלאי ביטחון:
  Safety stock = (Maximum daily usage × Maximum lead time in days) – (Average daily usage × Average lead time in days)

  
  עלויות המלאי
  מהם עלויות המלאי? עלויות המלאי הן העלויות הכרוכות ברכישה והחזקת המלאי. כדי לנתח את עלויות המלאי מומלץ לעקוב אחר לוג התנועות באמצעות מערכת המידע שלכם: הזמנות רכש, קליטות למלאי וניפוקים שבוצעו. ניתן לסווג את עלויות המלאי באופן הבא:
  1. עלות ההזמנות. Ordering Cost
  2. עלות החזקת המלאי. Holding Cost

  כפי שניתן להבין, עלויות המלאי אינן רק המחיר ששולם לרכישת הפריט, אלא כוללות את עלות האחסנה לפרק זמן שיידרש כדי למכור אותו ובנוסף את העלויות הכרוכות בהזמנתו. לעלויות המלאי יש השפעה משמעותית על הרווחיות וחיסכון בהוצאות. ישנן דרכים שונות למזער את עלויות המלאי. ראו מודלים לניהול מלאי. עלות ההזמנות משקפת את סך העלויות הכרוכות בהפעלת יחידת הרכש לרבות עלות הזמנות הרכש. עלות החזקת המלאי משקפת את עלות האחסון (מחסן), ביטוחים, מיסים, פחת ועוד. עלויות החזקת מלאי משפיעות ישירות על דוח רווח והפסד והכמות המוחזקת משפיעה על סבבי המלאי. אנו ממליצים לכם לשקול האם כדאי לנהל את תכנון הרכש והמלאי בעצמכם או באמצעות ספקים צד ג׳ במיקור חוץ. שיקול נוסף מומלץ לעשות גם לגבי שירותי האחסנה באמצעות ספקים צד שלישי במקום אחסנה עצמית. לכל אחת מהגישות יתרונות וחסרונות, אך עליכם להבין את הקשר בין עלויות המלאי לביצועי המלאי.

  דפוס ביקושים
  הבנת דפוס הביקושים הייחודי לכל פריט יסייע לכם לקבל החלטות נבונות לגבי רמות המלאי, רמת השירות הנדרשת לכל פריט ואופטימיזציה למלאי. ערכו ניתוח פארטו ABC XYZ כדי שתוכלו לסווג את המלאי ל-9 קטגוריות שונות ולאחר מכן לגבש מדיניות אופטימאלית מותאמת.

  להלן 4 קטגוריות עיקריות לניתוח דפוס הביקושים:

• ערך מלאי גבוה – מלאי מהיר. High Value, Fast Moving
• ערך מלאי גבוה – מלאי איטי. High Value, Slow Moving
• ערך מלאי נמוך – מלאי מהיר. Low Value, Fast Moving
• ערך מלאי נמוך – מלאי איטי. Low Value, Slow Movingניתוח דפוס הביקושים של הפריטים, ABC XYZ יכול להיעשות לפי קריטריונים נוספים כגון: ערך המלאי ותנודתיות הביקוש; ערך המלאי ורווח גולמי; נפח המכירות ורווח גולמי ועוד. פילוח דפוס הביקושים מסייע בשיפור תכנון המלאי וגם בבחירת פרופיל התחזית האוטומאטי שניתן לבצע עבור כל פריט.

  
  מודלים וטכניקות לניהול מלאי
  שימוש במודלים לניהול מלאי הינו גורם קריטי והכרחי להצלחה. התאמת מודלים לניהול מלאי עבור הארגון איננה משימה קלה אך יישום טכניקות מתאימות יעזרו לכם לקבל החלטות נבונות. המטרה של מערכות ניהול מלאי היא לדעת כמה והיכן המלאי שלכם נמצא בכל זמן נתון וזאת כדי לנהל את רמות המלאי בצורה נכונה. שימוש בתוכנה לניהול מלאי לא בהכרח יספק לכם תוצאות טובות. זכרו, כל תוכנה היא גולם וכדי לנהל מלאי אופטימאלי לרבות אופטימיזציה תזדקקו ללוגיקה עסקית תומכת ולהרבה מאד התאמות לפעילות הייחודית של הארגון שלכם. נציג מס׳ מודלים וטכניקות לניהול מלאי:

• EOQ Economic Order Quantity
• EPQ Economic Production Quantity
• MRP Material Requirement Planning
• JIT Just in Time
• ABC Analysis
• ABC XYZ Analysis
• Lean Inventory Management
• Inventory Tracking Metrics

  לסיכום
  מלאי הוא הנכס הגדול והמשמעותי ביותר בכל ארגון, ולכן כדי להשיג חיסכון בעלויות ניהול המלאי או לשפר את הרווחיות, עליכם ליישם טכניקות ניהול מלאי המותאמות לפעילות הייחודית לכם. במדריך לניהול מלאי סקרנו עבורכם תובנות וטיפים שתוכלו ליישם באופן מיידי. עיתוד המלאי הינה משימה מאתגרת הדורשת ידע ומומחיות תוך יישום טכניקות ומודלים שונים. אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה לארגונים קורס ניהול מלאי המיועד למנהלי מלאי, מנהלי תפעול, מעתדי מלאי, פלנרים, מנהלי תפ”י, מנהלי שרשרת האספקה, מנהלי רכש ובכירים. הקורס מועבר בארגון למנהלים, צוותים ומחלקות. לפרטים נוספים צרו איתנו קשר. 09-8654503