התייעלות ארגונית

התייעלות ארגונית

התייעלות ארגונית זהו אתגר ניהולי אסטרטגי המחייב את הארגון לבחון מחדש את תפיסת ההפעלה ואסטרטגיית ההפעלה. יעילות ארגונית היא היכולת של הארגון להשיג את מטרותיו במינימום משאבים. ישנן דרכים מגוונות לשפר את היעילות הארגונית. מהי התייעלות ארגונית? להשיג יותר תפוקות בפחות הוצאות. כאמור, התייעלות ארגונית היא יכולתו של הארגון להשיג את יעדיו ובו זמנית להפחית את הוצאותיו. התחרות הגוברת גורמת לארגונים להיות יעילים יותר, לשפר את תהליכי העבודה, לאתר דרכים שונות להתייעל, להפחית הוצאות ולמזער בזבוזים. יתרה מזאת, הוצאות התפעול גדלות ככל שהארגון קיים יותר זמן בשוק. כמנהלים מנוסים אתם בטח מכירים את המשוואה: ארגונים צריכים להישאר יעילים בכל עת אם הם רוצים להמשיך לשרוד ולצמוח. ייעול תהליכים יסייע לכם להפחית את ההוצאות ולשפר את רווחיות הארגון!

מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול

מהי האסטרטגיה שלכם להתייעלות ארגונית? כיצד אתם כמנהלים יכולים לייצר ערך לארגון שלכם? במאמר שלפניכם נציג גישות וטכניקות מוכחות לשיפור הפרודוקטיביות וחיסכון בהוצאות הארגון.


התייעלות ארגונית
מעוניינים להשיג התייעלות ארגונית? ראשית תחשבו ברמת המחלקות בארגון שלכם. מי המחלקות המצטיינות בארגון? האם אתם מרוצים מתהליכי העבודה הנוכחיים? האם אתם מרוצים מהתפוקות והתוצרים שאתם מקבלים? כבר בשלב הזה עניתם על השאלה הבסיסית: באילו מחלקות צריך להשיג התייעלות, היכן צריך לשפר באופן מיידי והיכן אפשר לשפר בשלב מאוחר יותר. מחלקות שניתן להשיג בהם שיפורים והתייעלות יכולות להיות:

  • מחלקת הרכש
  • שרשרת אספקה
  • ייצור
  • איכות
  • תפ״י
  • כספים
  • שירות לקוחות
  • מחסן
  • כל מחלקה אחרת בארגון

    המטרה הראשונית והבסיסית היא לגבש את תפיסת ההפעלה ואסטרטגיית הפעלה מותאמת למחלקות הרלוונטיות. גיבוש ויישום אסטרטגיות לשיפור היעילות והאפקטיביות של המחלקות הרלוונטיות ותרומתן לארגון. בשלב הבא מומלץ לאפיין מדדים ויעדים מותאמים לפעילות הייחודית של כל מחלקה.

גורמים קריטיים להצלחה
התייעלות ארגונית פירושה שהחברה שלכם שואפת להשגת היעדים הארגוניים. אם אתם מעוניינים לחולל שינוי אמיתי, כזה שיוביל אתכם למצוינות תפעולית, זה הזמן שכדאי שתכירו 8 גורמים קריטיים התורמים להתייעלות ארגונית:

הערכה של הביצועים התפעוליים הנוכחיים היא נקודת ההתחלה. עליכם להבין תחילה באילו יחידות עסקיות התהליכים מאופיינים כהלכה והיכן צריך לשפר. זכרו, ניתן להשיג שיפורים מיידיים, Quick wins, אך מוטב שתיישמו אסטרטגיה כוללת להשגת התייעלות ארגונית ארוכת טווח

מצוינות תפעולית
לין Lean ושש סיגמא Six Sigma הן מתודולוגיות מוכחות לשיפור תהליכים וביצועים. מהי מצוינות תפעולית ומהי אופטימיזציה תפעולית? מצוינות תפעולית ניתן לתאר כגישה לשיפור תהליכים, הפחתת עלויות, הגדלת התפוקה, שיפור הערך ללקוח, מזעור בזבוזים ושיפור מתמיד. אופטימיזציה תפעולית מסייעת לנו לענות על השאלה: מה עלינו לעשות קודם? הכוונה כאן היא לאיתור ובחינת מוקדי שיפור, התייעלות וצמיחה רצויים לארגון. כאשר אנו מבינים את האתגרים שלנו לפי תעדוף ברור נוכל לאתר את הפתרונות הטובים ביותר עבור בעיה מסוימת. אופטימיזציה משמשת ארגונים על מנת לייעל תהליכי עבודה וקבלת החלטות אסטרטגיות. אופטימיזציה לתהליכי ליבה בארגון הינה הכרחית וזאת על מנת לספק פתרון אופטימאלי לבעייה או אתגר עסקי. האופטימיזציה תסייע לכם לבצע התאמות כדי לנסות להשיג את התוצאות הרצויות.

מתודולוגיית Lean: לין היא מתודולוגיה מוכחת לשיפור תהליכים ומצוינות תפעולית. יישום והטמעת לין בארגון מאפשרים להשיג יתרונות רבים, כגון: זרימת תהליכים ללא צווארי בקבוק, ביטול שלבים מיותרים בתהליכי עבודה, סילוק בזבוזים ועוד. רעיון הליבה הוא למקסם את הערך ללקוח.

מתודולוגיית Six Sigma: שש סיגמא היא אסטרטגיה מוכחת לשיפור תהליכים באמצעות צמצום השונות. גישה זו מאפשרת להפחית את הסיכוי להתרחשות שגיאות או תקלות בביצוע תהליכים, הפחחת משך התהליך, הפחתת עלות התהליך, הפחתת עלויות אי האיכות, הפחתת הוצאות תפעוליות ושיפור הרווחיות.

ארגונים רבים שכבר החליטו ליישם מצוינות תפעולית בגישת לין ושש סיגמא מובילים תהליכי שיפור והתייעלות ומשיגים תוצאות מדהימות, הן ברמה האסטרטגית, הטקטית והתפעולית. זכרו, יישום מצוינות תפעולית הוא קריטי לצמיחת הארגון ולהשגת היעדים!


תחומי התייעלות ארגונית
כאשר ארגון כבר החליט שעליו להתייעל מומלץ לערוך אבחון ארגוני לניתוח מעמיק של המצב הקיים.
מטרת האבחון היא לבדוק: האם תהליכי העבודה הנוכחיים שלכם יעילים? האם היעדים, תחומי האחריות והמבנה הארגוני מותאמים לאסטרטגיה העסקית? האם לצוות שלכם יש את ההכשרה המתאימה? האם נעשה שימוש נבון במשאבים הארגוניים? מטרת ההתייעלות היא כמובן חיסכון בעלויות, שיפור תהליכים, שיפור בתפוקות, שימוש יעיל במשאבים, שיפור שיטות עבודה, שיפור האיכות ומצוינות תפעולית שמטרתה ליישר קו עם האסטרטגיה העסקית שלכם. דוגמאות להתייעלות ארגונית:   

התייעלות במחלקת רכש
1. פיתוח תפיסת הפעלה ואסטרטגיית הפעלה מותאמת למחלקת רכש
2. גיבוש אסטרטגיית רכש אופטימאלית
3. שיפור תהליכים ושיטות עבודה
4. יישום תוכנית למצוינות תפעולית במחלקת רכש
5. יישום תוכנית להפחתת עלויות רכש
6. ניהול מחלקת רכש לפי מדדים ויעדים

התייעלות במחלקת שרשרת האספקה
1. פיתוח תפיסת הפעלה ואסטרטגיית הפעלה מותאמת לניהול שרשרת האספקה
2. גיבוש מדיניות לניהול ועיתוד מלאי אופטימאלי
3. שיפור יעילות תהליכים בשרשרת האספקה 
4. יישום תוכנית למצוינות בשרשרת האספקה Lean Six Sigma
5. יישום תוכנית להפחתת עלויות שרשרת האספקה
6. ניהול שרשרת האספקה לפי מדדים ויעדים

התייעלות בניהול המלאי
1. פיתוח אסטרטגיה מותאמת לניהול מלאי אופטימאלי
2. גיבוש מדיניות כוללת לניהול המלאי: מה להזמין? כמה להזמין? מתי להזמין?
3. חיסכון בעלות החזקת המלאי
4. הפחתת מלאי עודף ומלאי מת
5. פיתוח תוכנה לניהול מלאי אופטימאלי
6. ניהול מלאי לפי מדדים ויעדים

התייעלות במחלקת ייצור
1. פיתוח תפיסת הפעלה ואסטרטגיית הפעלה מותאמת למחלקת ייצור
2. גיבוש מדיניות ייצור אופטימאלית: מה לייצר? כמה לייצר? מתי לייצר?
3. הפחתת רמות המלאי ושווי ערך המלאי
4. פיתוח והטמעת תוכנה לניהול מלאי אופטימאלי
5. יישום תוכנית למצוינות תפעולית במחלקת ייצור Lean Six Sigma
6. ניהול מחלקת ייצור לפי מדדים ויעדים

התייעלות במחסן
1. פיתוח תפיסת הפעלה ואסטרטגיית הפעלה מותאמת לניהול המחסן
2. שיפור תהליכי ליבה, כגון: קליטה למלאי; הכנת הזמנה; ניפוק ועוד
3. יישום תוכנית למצוינות תפעולית במחסן: Lean, 5S
4. יישום שיטת קנבן KANBAN
5. חיסכון בהוצאות מחסן ומשאבים
6. יישום תוכנית להפחתת עלויות המחסן
7. ניהול המחסן לפי מדדים ויעדים


לסיכום
התייעלות ארגונית תסייע לכם למנף את הביצועים הארגוניים ולהשיג מטרות ויעדים, בדיוק כפי שהגדרתם בתכנית העבודה השנתית. כמנהלים, סביר להניח שאתם עובדים עם משאבים מוגבלים, ולכן עליכם למצוא דרכים חדשות למקסם את הביצועים. לא מדובר במשימה פשוטה, אך בהחלט אפשרית! זכרו, השאלה העיקרית שאתם צריכים לשאול את עצמכם: כיצד ניתן להיות ארגון יעיל יותר המשתמש בפחות משאבים, בפחות הוצאות ובפחות זמן כדי להשיג את אותן המטרות? יעילות ארגונית היא מידת היכולת של הארגון למלא את משימותיו במינימום הוצאות ובמינימום זמן. הטמעת תרבות של מצוינות תפעולית בכל רבדי הארגון תסייע לכם להשיג את כל היעדים שתכננתם.

אתרוג הנדסת תעשיה וניהול הינה חברת ייעוץ והדרכה. צרו איתנו קשר ונשמח ללוות אתכם להתייעלות ארגונית. 09-8654503

הרשמה לבלוג

קבלו מאמרים ותוכן מקצועי ישירות לאימייל שלכם