אוטומציה לתהליכים עסקיים

אוטומציה לתהליכים עסקיים פירושה הפיכת תהליכים ידניים לאוטומטיים באמצעות כלים מתאימים ואינטגרציה של נתונים ומערכות. תהליכים עסקיים חוזרים על עצמם בצורה כזו או אחרת ולכן יש לכם הזדמנות מצוינות לשיפור הביצועים באמצעות אוטומציה. אך לפני שנתחיל, ננסה להבין מהו תהליך עסקי ומהי מטרתו. תהליך עסקי הוא סדרה של פעילויות המבוצעות ברצף או לפי סדר מסוים. מטרת התהליך העסקי היא לייצר ערך ללקוח על ידי הפיכת תשומות לתפוקות באופן יעיל ומדויק ולפי דרישות הלקוח. המטרה של אוטומציה לתהליכים עסקיים היא לשפר את זרימת העבודה, לזהות בעיות בתהליך, לזהות ולפתור צווארי בקבוק בתהליך, לזהות ולצמצם בזבוזים בתהליך, לאתר הזדמנויות לחיסכון בעלויות התהליך, להפחית שגיאות בתהליך, להפחית סיכונים, לעשות שימוש יעיל במשאבים, לנטר את ביצועי התהליך בזמן אמת, לשפר את האיכות וחווית הלקוח. במאמר שלפניכם תלמדו כל מה שאתם צריכים לדעת על אוטומציה לתהליכים עסקיים

מאת ליאור קדוש, M.Sc. בהנדסת תעשיה וניהול

מצוינות תפעולית ואוטומציה

המתודולוגיות המובילות למצוינות תפעולית לין ושש סיגמא Lean Six Sigma מאפשרות לארגונים לבצע ניתוח זרימת תהליכים וניתוח סטטיסטי כדי למזער את השונות ולהבטיח תפוקה איכותית ועקבית. כשאתם מנטרים תהליכים, עליכם לבדוק את הביצועים שלהם לעומת דרישות וציפיות הלקוח. בקרת התהליך בזמן אמת הופכת להרבה יותר קלה אם תהליך כבר אוטומטי. מטרת מצוינות תפעולית היא לשפר את יעילות התהליכים העסקיים באמצעות הפחתת בזבוזים, הפחתת צווארי בקבוק וביטול פעילויות מיותרות שאינן מוסיפות ערך ללקוח. האוטומציה יכולה לשפר משמעותית את מהירות העיבוד והדיוק של התהליכים העסקיים. כאמור, מצוינות תפעולית ואוטומציה לתהליכים משלימים זה את זה ועובדים היטב יחד. קראו עוד במאמר הבא: 5 עקרונות המפתח למצוינות תפעולית

5 דוגמאות של אוטומציה לתהליכים עסקיים:

1. תהליך הזמנת רכש
2. תהליך הטיפול בפניית לקוח
3. תהליך הזמנת לקוח
4. תהליך קליטת עובד חדש
5. תהליך תכנון הייצור

    

תהליך הזמנת רכש

אוטומציה לתהליכי רכש מאפשרת לשפר את יעילות תהליך הרכש הכולל, מדרישת הרכש ועד התשלום לספק. תהליך Procure to Pay הוא אחד מתהליכי הליבה הקריטיים שכדאי לכם לשקול כיצד להפוך אותו לאוטומאטי. דוגמא בסיסית: המערכת שלכם יכולה לעקוב אחר רמות המלאי וברגע שמגיעים לנקודת ההזמנה תצא הזמנת רכש לספק. כמובן שניתן לבצע בקרה לתהליך חידוש המלאי ולא לאפשר תהליך אוטומטי לחלוטין, אם כי במקרים מסוימים הדבר אפשרי. דוגמא נוספת: המערכת שלכם יכולה לעקוב אחר רמות המלאי וברגע שמתקרבים לנקודת ההזמנה היא תפנה בתקשורת ישירה למערכות הספקים שלכם בבקשה לקבלת הצעת מחיר ו/או מידע לגבי זמינות הכמות המבוקשת, מחיר ליחידה, זמן האספקה ועוד. לסיכום, אוטומציה יכולה לסייע באופן חלקי או מלא ביצירה, אישור והעברת הזמנות רכש לספקים

תהליך הטיפול בפניית לקוח

אוטומציה לתהליך הטיפול בפניית לקוח מתייחסת לתמיכת לקוחות, בקשות שירות בתוך הארגון, שירותי IT ו/או כל תחום אחר הקשור לבקשת הלקוח. האוטומציה ניתנת ליישום בשלבים שונים של התהליך. לדוגמא, השלב הראשון בתהליך הוא יצירת הפנייה: דבר זה יכול להיעשות באמצעות טופס מקוון שהלקוח עצמו ממלא ו/או אוטומציה יכול ליצור Ticket באופן אוטומטי באמצעות טריגרים מסוימים כגון אימייל או התראות מערכת. שלב שני: ניתוח הפנייה והקצאה לצוות המתאים יכולה להיעשות ובהתבסס על קריטריונים מוגדרים מראש, כגון: סוג הפנייה או המומחיות הנדרשת. תעדוף: אוטומציה יכולה לעזור לתעדף פניות לקוח בהגבסס על מידת הדחיפות, זמינות המשאבים וכו׳ כדי להבטיח שבעיות קריטיות יטופלו באופן מיידי. תקשורת עם הלקוח: ניתן לשלוח תגובות אוטומטיות ללקוח כדי לספק עדכונים על פנייתו. אוטומציה יכולה להציע פתרונות על סמך נתונים היסטוריים או בסיסי ידע ובכך להאיץ את התהליך. לסיכום, ארגונים יכולים לשפר את זמני התגובה וזמן הטיפול הכולל, לצמצם את המאמץ המבוצע באופן ידני, לשפר את חווית הלקוח ולהבטיח שהפניות יטופלו בעקביות וביעילות בהתאם ל-SLA דרישות הלקוח, ציפיות הלקוח או אמנת השירות

תהליך הזמנת לקוח

אוטומציה לתהליך הזמנת לקוח מתייחסת ללוגיקה העסקית הכולל, מביצוע ההזמנה ועד להפקת חשבונית. הזנת הזמנת לקוח: אוטומציה מאפשרת ללקוחות לבצע הזמנות בתהליך ידידותי ומהיר באמצעות פורטלים לשירות עצמי, אתרי מסחר מקוונים וערוצים אוטומטיים אחרים. האוטומציה מסייעת בעיבוד ההזמנות על ידי בדיקת זמינות מוצרים, אימות פרטי לקוחות ועוד. למעשה, מהרגע שהלקוח בחר את המוצרים, המערכת מספקת עבורו תאריך מובטח המחושב לפי פרמטרים שונים, המערכת מקצה את משימת הליקוט ו/או הכנת ההזמנה למשאב הרלוונטי בארגון, המערכת מזמינה את ספק השינוע לאיסוף, המערכת מפיקה חשבונית באופן אוטומטי, המערכת מספקת ללקוח עדכונים בזמן אמת על מצב ההזמנות שלהם ועוד. לסיכום, אוטומציה לתהליך הזמנת לקוח משפרת את דיוק ההזמנה, הפחתת זמני העיבוד, הפחתת עלויות התפעול ושיפור שביעות רצון הלקוחות

תהליך קליטת עובד חדש

אוטומציה לתהליך קליטת עובד חדש מתייחסת לכלל הפעילויות הדרושות להשלמת ההצטרפות של עובדים חדשים והשתלבותם בארגון. לדוגמא, הדרכה ופיתוח: אוטומציה של תהליכי הדרכה ופיתוח יכולה לסייע בתזמון אוטומטי של עובדים חדשים לקורסים לפי דרישות התפקיד ו/או לפי הנחיית המנהל האישי. מעקב אחר ההתקדמות, יכולה לשפר את כישורי העובדים וביצועיהם. ניהול תהליך הקליטה: אוטומציה יכולה להקצות משימות לעובד ואף למחלקות המספקות שירותים כגון: IT כדי להכין מחשב ותוכנות לפי מפרט ועוד. רשימת תיוג Check List, אוטומציה יכולה לספק לעובד החדש את רשימת המשימות שעליהם להשלים לפני כניסתם הרשמית לתפקיד ולשלוח תזכורת לגבי מועדים או אירועים קרובים. לסיכום, אוטומציה לתהליך קליטת עובד חדש יכולה לשפר באופן ניכר את היעילות לתהליך ההצטרפות, למזער שגיאות ולשפר את החוויה הכולל עבור עובדים חדשים וגם עבור המנהלים הישירים

תהליך תכנון הייצור

מה לייצר? כמה לייצר? מתי לייצר? אוטומציה לתהליך תכנון הייצור מתייחסת למתן תשובות עבור שאלות אסטרטגיות קריטיות ולפעילויות, כגון: ניתוח ביקושים, תחזית ביקושים, תכנון דרישות חומר ותזמון פעולות הייצור. תחזית ביקושים: אוטומציה יכולה לסייע בחיזוי הביקוש העתידי למוצרים על ידי ניתוח ביקושים, מגמות שוק וגורמים רלוונטיים אחרים. תכנון קיבולת הייצור: אוטומציה יכולה לסייע בקביעת כושר הייצור הדרוש כדי לענות על הביקושים, תוך התחשבות בגורמים, כגון: זמינות מגונות, זמינות כוח אדם ומגבלות ייצור. תזמון פעילות הייצור: אוטומציה יכולה ליצור לוחות זמנים לייצור על סמך תחזית ביקושים, המועדים המובטחים ללקוח, אילוצי קיבולת וגורמים רלוונטיים אחרים, כדי להבטיח שהייצור יתנהל באופן יעיל וללא איחורים באספקה ללקוח. תכנון דרישות חומרים (MRP): אוטומציה יכולה לחשב את כמות החומרים בדרושים לייצור על סמך המועד המובטח ללקוח, רמות המלאי הנוכחיות, זמני אספקה של ספקים ולוח הזמנים והאילוצים של הייצור. כמובן, שכל זאת נעשה באמצעות אלגוריתמים שונים שמאפשרים למתכנן (פלנר) לקבל גמישות והחלטות מדויקות. ניטור תהליך הייצור: אוטומציה יכולה לעקוב בזמן אמת אחר תהליכי הייצור ולהמליץ במקרה של בעיות ו/או צווארי בקבוק. לסיכום, אוטומציה לתהליך תכנון הייצור מאפשרת לארגונים לשפר את היעילות, להפחית עלויות, למזער זמני אספקה, למזער איחורים ולשפר את חווית הלקוח

קורס מצוינות תפעולית לארגונים

אתרוג הנדסת תעשייה וניהול היא חברת ייעוץ והדרכה המתמחה בשיפור תהליכים ומצוינות תפעולית. אנו מציעים לארגונים קורס מצוינות תפעולית Lean Six Sigma יישומי! בהיקף של 16 שעות הדרכה / 4 מפגשים, הדרכה פנים ארגונית במשרדי הלקוח. נשמע לכם שזה הכיוון? לקבלת סילבוס לקורס מצוינות תפעולית לחצו כאן או התקשרו: 09-8654503