לין Lean היא מתודולוגיה לשיפור תהליכים המתמקדת באיתור וסילוק בזבוזים. בזבוז מוגדר כמאמץ שהושקע בביצוע תהליך אך איננו מייצר ערך ללקוח. טאיצ׳י אונו Taiichi Ohno, מייסד גישת TPS בחברת טויוטה Toyota Production System, או גישת לין Lean ניהול רזה כפי שמוכרת במערב, פיתח שיטה להפחתת עלויות ואופטימיזציה של משאבים באמצעות זיהוי וסילוק 8 סוגי בזבוזים שונים. שיפור תהליכים הינו הכרחי עבור כל ארגון המעוניין למקסם ביצועים וטכניקה זו תאפשר לארגון שלכם לשפר את היעילות, לשפר את הרווחיות ושביעות רצון הלקוח. הרעיון המרכזי בגישת לין הוא לבצע תהליך מנקודת ההתחלה ועד לנקודת הסיום במינימום בזבוזים. זכרו, כאשר הבזבוז עולה התפוקה יורדת, אם כך כיצד 8 הבזבוזים משפיעים על ביצועי הארגון שלכם? במאמר זה נכיר את 8 הבזבוזים לפי גישת Lean ובכך נוכל לזהות הזדמנויות לשיפור ביצועים ותהליכים וכמובן הפחתת עלויות.
מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול
מהו בזבוז?
בזבוז או Muda מוגדר כפעולה שצורכת משאבים אך לא מייצרת ערך ללקוח ולכן אינו מעוניין לשלם עבורה. בזבוז = פעולה בתהליך שאינה נדרשת כדי להשלים תהליך. כאשר מצליחים לאתר ולסלק את 8 הבזבוזים, רק השלבים הנדרשים המייצרים ערך נשארים בתהליך ובכך משפרים את שביעות רצון הלקוח.
זיהוי וסילוק 8 הבזבוזים
הצעד הראשון שעליכם לעשות הוא להכיר את שמונת סוגי הבזבוז Waste. הצעד השני הוא לקיים הדרכה מקצועית לצוות שלכם כך שיוכלו לאתר ולדווח על בזבוזים בארגון. עם הזמן איתור וסילוק בזבוזים יהפוך לחלק משגרת היום שלהם. הסיבה שארגונים מובילים בעולם מיישמים לין Lean בהצלחה היא בגלל שהגישה מאפשרת להם להשיג מקסימום חיסכון ומינימום בזבוזים בתהליכים
8 הבזבוזים לפי גישת Lean
ניתן לזכור את ראשי התיבות DOWNTIME, שמייצגות את שמונת סוגי הבזבוז:
- Defects
- Overproduction
- Waiting
- Non-Utilized Talent
- Transportation
- Inventory
- Motion
- Extra Processing
Defects
האם התהליך מבוצע באופן מדויק וללא שגיאות? דוגמא: הלקוח הזמין פריט א׳ וקיבל פריט ב׳. קבלת הפריט הלא נכון גורמת ללקוח להחזיר את המוצר. מי מממן את עלות שינוע החזרת המוצר לארגון? מי מממן את עלות הקליטה במחסן? מי מממן את עלות ההכנה של הזמנה חדשה ללקוח? מי מממן את עלות המשלוח ללקוח? התשובה לכך ברורה! השגיאה הזאת עולה ביוקר לארגון! כפי שניתן להבין, בזבוז מסוג זה מוביל לעיבוד חוזר של התהליך או במילים אחרות Rework. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? איפיון תהליכים חדשים או שיפור תהליכים קיימים, הדרכת עובדים לביצוע תהליכים באופן מיטבי, לימוד מכשלים, ניתוח סיבת השורש לשגיאות / כשלים / פגמים, דיוק הנהלים הקיימים, פיתוח רשימות תיוג Check List ופיתוח מדריכי שימוש שיקלו על העובדים בביצוע התהליך.
Overproduction
חשבו על הדוגמא הבאה: רשת בתי קפה מייצרת מראש מלאי סלטים וכריכים. יש היגיון לייצר חלק מהמוצרים לפני הזמן, לפני קבלת הזמנה וזאת כדי להבטיח זמינות מיידית ללקוח. עד כאן הכל בסדר, אך מה קורה כאשר בבית הקפה זורקים לפח 50% מהמוצרים? למה זה קורה? הסיבה לייצור עודף מתרחשת מפני שלא כל ארגון מבצע ניתוח ביקושים מעמיק. כמובן שהדבר האידאלי ביותר הוא לייצר אך ורק לאחר הזמנת לקוח, אך ניתן בהחלט לקחת סיכון מחושב שמאפשר לייצר מראש ב-0 זריקה לפח. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? ניתוח ביקושים, ניתוח מגמות, תנודתיות הביקוש, תחזית ביקושים ועוד.
Waiting
חשבו על הדוגמא הבאה: ביצוע שלב ג׳ בתהליך תלוי בסיום שלב ב׳. נוסיף למשוואה את העובדה הבאה שהעובד האחראי על ביצוע שלב ב׳ הוא מאחר כרוני ידוע. צוואר בקבוק בתהליך גורם לעיכוב, ביצוע שלב מיותר בתהליך גורם להמתנה מיותרת. שאלות שצריך לשאול: האם התהליך בוצע ללא עיכוב? מהם הגורמים המעכבים את התהליך? זיהוי העיכובים הוא קריטי. עיכובים גורמים ללקוחות שלנו לבחור את השירותים של המתחרים. זכרו, המטרה שלכם היא לזהות בזמן אמת צווארי בקבוק וכמו כן לאפיין תהליכים רציפים ללא שלבים מיותרים וללא עיכובים!
Non-Utilized Talent
חשבו על הדוגמא הבאה: רק עובד אחד יודע לבצע את התהליך והוא כרגע בחופשת מחלה. התוצאה ברורה! התלות בעובד אחד שיודע לבצע את העבודה תוביל למסירה באיחור ללקוח ואולי אף לפיצוי הלקוח. העובדים הם המשאבים הכי חשובים! אם תעניקו לצוות שלכם להם הדרכה נכונה, תבינו את היכולות שלהם ותטפחו את הכישורים שלהם תצליחו לשפר תהליכים באופן משמעותי. התעלמות מהמלצת עובד לשיפור תהליך היא בזבוז; היעדר תוכנית הדרכה אישית ומותאמת לכל עובד לא תאפשר שיפור ביצועים כולל. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? פיתוח תכנית להדרכה והסמכת עובדים (מותאמת אישית), פיתוח תכנית ללכידת רעיונות לשיפור תהליכים ותכנית להעשרת מיומנויות.
Transportation
חשבו על הדוגמא הבאה: מחלקה לשיפור פני העיר בעירייה מסוימת מקבלת מדי יום עשרות קריאות ובקשות מתושבים לטיפול מיידי כגון: החלפת תאורת רחוב, תיקון צנרת, תיקון מדרכות ועוד. אנשי האחזקה מגיעים בכל בוקר למחסני העירייה כדי למשוך את הפריטים שצריך להחליף במקום שהמלאי יהיה זמין ברכבם. עובדה זו גורמת לשינוע מיותר של כלים, פריטים וציוד ממקום למקום. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? ניתוח ביקושים ייחודי לכל פריט וזמינות המלאי ברכב עובד אחזקה באופן שימזער שינוע מיותר.
Inventory
2 אתגרים עיקריים בניהול מלאי: מניעת מלאי עודף ושיפור זמינות המלאי. 2 הבעיות הללו נגרמות בגלל תכנון לקוי ו/או היעדר תכנון ו/או ידע מצומצם בניהול מלאי. מלאי עודף מוביל לפגיעה בתזרים המזומנים ושחיקת הרווחיות ואילו חוסר מלאי מוביל לשיבושים ברציפות הפעילות של הארגון, אובדן מכירות ולפגיעה במוניטין וברמת השירות ללקוח. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? תכנון ביקושים, גיבוש מדיניות רמות מלאי מינימום ומקסימום, שימוש במודלים מתקדמים לתכנון מלאי, תחזית ביקושים, ניתוח מגמות, אופטימיזציה למלאי ועוד
Motion
חיפוש כלי עבודה = בזבוז; הליכה מיותרת בתהליך = בזבוז; מיקום פריט הנחשב מלאי מהיר בקצה המחסן = בזבוז. חשבו על הדוגמא הבאה: בארגון גדול קיים מחסן מרכזי שמספק פריטים וציוד לכלל המחלקות. בכל רגע נתון אפשר לפנות למחסן כדי לבקש פריטים (גם אם סופקו רק לפני מס׳ שעות). מאחר ולא קיימת שיטה יעילה לאספקת המוצרים הדבר גורם לתנועה מיותרת של עובדי המחסן ממקום למקום. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? גיבוש מדיניות מלאי מותאמת בכל מחלקה, ניתוח הביקושים צריך להיעשות ע״י גורם מקצועי שמגדיר בין היתר את רמות המלאי והזרמת המלאי למקום הנכון, במועד הנכון ובכמות הרצויה. כמו כן, שיטה זו תחסל לחלוטין את בזבוז הזמן של מזמיני המלאי למחלקות מאחר והמלאי יוזרם באופן אופטימלי ושוטף
Extra Processing
חשבו על הדוגמא הבאה: בתהליך רכש יש 8 מאשרים במקום 2 מאשרים. התוצאה ברורה! תהליך רכש איטי, איחורים במסירה ללקוח ותלות בזמינות המאשרים. בקרות יתר שאינן נחוצות או אינפלציית מאשרים במקרה זה מוביל לעיבוד יתר. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? אפיון תהליך חדש או שיפור התהליך הקיים באופן שידייק את התהליך לצרכים הייחודיים של הארגון.
סיכום
השלב הראשון ביישום לין Lean הוא איתור וסילוק שמונת הבזבוזים. כדי להצליח, הצוות שלכם מוכרח להכיר את 8 הבזבוזים לפי גישת Lean. גישת לין מתמקדת בשיפור תהליכים, חיסול הבזבוזים, שיפור הרווחיות ושיפור שביעות רצון הלקוח. זכרו, לקוח מרוצה הוא לקוח משלם; לקוח מרוצה הוא לקוח חוזר, לקוח מרוצה חוזר לרכוש את המוצרים שלנו ואין לו מה לחפש במקומות אחרים. מהם מוקדי הבזבוז בארגון שלכם? המתנה? מלאי עודף? ייצור עודף? שגיאות בביצוע תהליך? חברת אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה קורס מצוינות תפעולית לארגונים. לסילבוס והצעת מחיר לארגון שלכם צרו איתנו קשר 09-8654503