למנהלי רכש וקנייני רכש, מגוון רחב של תחומי אחריות, החל מאיתור ספקים, Sourcing ועד לניתוח וניהול הוצאות הרכש, Spend Analysis. כיצד יכולים מנהלי הרכש לייצר ערך אסטרטגי לחברה בה הם פועלים? כידוע, למחלקת הרכש תרומה רבה בהפחתת העלויות, אך הטכנולוגיה והשינויים המהירים בשוק מובילים את הארגון להתמודד עם אתגרים מורכבים. במאמר שלפניכם נציג 5 אתגרים והמלצות שיסייעו למחלקת הרכש לייצר ערך ולנצח בתחרות.
ניתוח הוצאות Spend Analysis
הנהלת החברה תמיד מחפשת דרכים חדשות למקסום שולי הרווח ו/או למזעור הוצאות הרכש. למחלקת הרכש, האחריות לפתח אסטרטגיה מקיפה לניהול תקציב הוצאות הרכש, איתור וניתוח ההוצאות לפי קטגוריות רכש וזיהוי הזדמנויות להפחתת עלויות. תהליך ניתוח ההוצאות כולל: איסוף המידע, מיון המידע לפי קטגוריות, עיבוד נתונים, הסקת מסקנות לחיסכון בהוצאות רכש, השוואת ביצועי הארגון לארגונים מתחרים דומים וגיבוש תובנות ליישום. זכרו, ניתוח הוצאות הוא תהליך שיטתי ואחד האתגרים החשובים של מחלקת הרכש. באחריות הקניינים, מנהלי קטגוריות הרכש לבצע ניתוח בתדירות מומלצת של פעמיים בשנה.
המלצה ליישום: ערכו ניתוח הוצאות לפי קטגוריות רכש, ניתוחי ABC, ניתוח הוצאות רכש לפי ספקים, הוצאות רכש לפי פריטים ועוד. לאחר הניתוח, תבינו בקלות במה צריך להתמקד כדי להשיג חיסכון משמעותי בעלויות. לניתוח הוצאות רכש, השתמשו בכלים כגון: Tableau Google Data Studio ו Power BI
נתונים מדויקים ואמינות המידע Data Accuracy
כדי לקבל החלטות רכש, בזמן אמת, ארגונים זקוקים לנתונים מדויקים ואמינים. תכנון הרכש מוכרח להתבסס על נתונים עדכניים, כגון: כרטיס הפריט, דיוק המלאי, פרטי הספק, תחזית ביקושים, הזמנות רכש ועוד. ביצוע רכישות המבוססות על נתוני רכש לא מדויקים עלול להוביל למחסור במלאי או למלאי עודף המשפיעים באופן ישיר על ביצועי החברה, ולכן זה חיוני והכרחי שמחלקת הרכש תדאג לעדכן ולטייב את בסיס הנתונים. תהליך הרכש הופך להיות אוטומטי יותר, בייחוד בפריטי רכש מבוססי תכנון, לדוגמא: לפריט שהגדרתם עבורו נקודת הזמנה, מערכת המידע תספק התראה לקניינים במחלקה. בהמשך, תוכלו לאפיין תהליך מתקדם שמערכת המידע אף תבצע אוטומטית את הזמנת הרכש עבורכם. כאמור, גישה לנתונים מדויקים יסייעו למנהל הרכש ולקנייני הרכש לקבל החלטות מדויקות.
המלצה ליישום: עדכון וטיוב בסיס הנתונים. עדכון כרטיסי פריט ונתוני ספקים הם הבסיס לתכנון רכש וקבלת החלטות בזמן אמת.
ניהול תהליך הרכש
אחת המטרות החשובות היא להתמקד באופטימיזציה של תהליכי רכש. בין אם מדובר בדרישת רכש, בקשה להצעת מחיר מספק, השוואה בין חלופות רכש ואישורים שונים, ניהול תהליכים אלה יכול להיות אתגר. לכן חשוב לאפיין תהליכי רכש פשוטים, ברורים וקלים ליישום. לכל מקטע בתהליך הרכש צריך להגדיר SLA בר יישום, במונחי זמן. משמעות הדבר, לספק את התפוקות בהתאם לצירי הזמן המוסכמים. סיבות שכיחות לעיכובים בתהליך הרכש: העדר מפרט, מפרט טכני לא מדויק, העדר תקשורת בין ממשקים, תהליך רכש מסורבל, ריבוי מאשרים בתהליך, העדר לוח זמנים לתהליך הרכש ועוד.
המלצה ליישום: ניתוח מעמיק לתהליך הרכש הקיים, איתור חריגות וצווארי בקבוק ואפיון תהליכי רכש חדשים אופטימאליים.
מדיניות ניהול המלאי
עיתוד המלאי הוא המפתח לשיפור הרווחיות וחיסכון בהוצאות. עליכם לאפיין עבור כל פריט מדיניות הצטיידות אופטימאלית. למשל, פריט קריטי במערכת יש לאפיין בזמינות מרבית וברמת שירות גבוהה, MTS Make to Stock. לעומת זאת, פריט לא קריטי ו/או שזמן האספקה שלו קצר במיוחד יש לאפיין MTO Make to Order, כלומר, תהליך ההצטיידות ורכש הפריט יחל רק לאחר קבלת הזמנה מלקוח. כאמור, צריך לגבש מדיניות לרמות המלאי ברמת הפריט: מלאי ביטחון, נקודת הזמנה, כמות אופטימאלית להזמנה ומלאי מקסימום, לפי מודלים מתאימים. השתמשו בטכניקות מתקדמות לעיתוד המלאי ובמודלים כגון: EOQ, EPQ וגישות תכנון דרישות חומרים MRP, לרבות ניתוח וחיזוי ביקושים, ניתוחי רגישות, סבבי מלאי ואופטימיזציה. עיתוד מלאי מקצועי נעשה באמצעות תוכנה לניהול מלאי
קראו עוד במאמרים הבאים: מדוע חשוב לקבוע רמות מלאי? תכנון רכש אופטימאלי ניהול מלאי המפתח לשיפור הרווחיות
דיגיטציה וטכנולוגיה
הטכנולוגיה משנה את האופן שבו מנהלי רכש, תפעול, תפ״י, שרשרת האספקה והנהלת החברה מקבלים החלטות ומתנהלים בזמן אמת. עידן ה– Industry 4.0 החל ויש לכם הזדמנות להיות חלק ממנו. אז על מה בעצם מדובר? האתגר העיקרי כאן הוא לבצע אינטגרציה בין מערכות מידע ובכך לייצר יתרון תחרותי משמעותי. טרנספורמציה דיגיטלית היא נושא אסטרטגי עבור חברות. המפתח להצלחה הוא קישור בין מערכות מידע שונות: ספקי חו״ג, לקוחות, מרכזים לוגיסטיים, מפיצים וספקי לוגיסטיקה. איך זה עוזר לנו? לדוגמא, שאילתת פנייה למאגר המידע של הספק, בזמן אמת: בדיקת זמינות חו״ג וביצוע הזמנה בהתאמה. במקרה וחו״ג זמין אצל הספק המועדף תתבצע הזמנת רכש ובמקרה וחו״ג לא זמין, השאילתא תמשיך לפנות לספקים אלטרנטיביים, עד שתסיים את תהליך ההצטיידות, באופן אוטומאטי לחלוטין. בלוקצ׳יין Blockchain, טכנולוגיה להשגת שקיפות ותיעוד לאורך שרשרת האספקה. המידע משותף ומשודר בקלות ובבטחה. הטכנולוגיה מאפשרת רישום חותמות זמן לאורך תהליך הרכש.
המלצה: בשוק ניתן למצוא פלטפורמות רכש חכמות וטכנולוגיות חדשות, לרבות בינה מלאכותית AI. האם מוצדק לאמץ את הטכנולוגיות כבר עכשיו? זה תלוי במטרות שלכם. הכירו את פלטפורמת Google apigee
לסיכום
המאמר סקר בפניכם 5 אתגרים מובילים בניהול רכש. ההמלצות שפירטנו יסייעו לכם לשפר את תהליך הרכש בארגון שלכם. אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מספקת ייעוץ ניהול רכש לארגונים. כמו כן אנו מציעים קורס ניהול רכש לארגונים. צרו איתנו קשר בכל שאלה: 09-8654503
הרשמה לבלוג
קבלו מאמרים ותוכן מקצועי ישירות לאימייל שלכם