מהי התוכנה המובילה לניהול פרויקטים? מהי התוכנה המתאימה לצרכים שלכם? התשובה בגוף השאלה, מהם הצרכים שלכם? האם כל מטרתכם היא בסך הכל ליצור תרשים גאנט פשוט או שמשימתכם הרבה יותר מורכבת וכוללת בין היתר תכנון ותזמון משאבים, ניהול תקציב הפרויקט, ניהול מס׳ פרויקטים במקביל, פתרון בעיות איזון עומסים, הקצאת יתר ועוד. התוכנות לניהול פרויקטים מגוונות ומציעות פונקציונאליות שונה. המאמר סוקר תוכנות מובילות לניהול פרויקטים. 

מהם התכונות שצריך להביא בחשבון?
 פתרון מקוון. גישה מכל מקום ובכל זמן
 תקשורת ושיתוף פעולה בין צוות הפרויקט
 תכנון פרויקט בקלות
 אפשרות לתכנון, ניהול והקצאת משאבים
 קלות השימוש בתוכנה
 ניהול והרשאות המשתמשים
 שיתוף ועדכון משימות בזמן אמת
 אמינות הספק
 עלות התוכנה

לא בטוח שבמקרה שלכם צריך להתחשב בכל הפרמטרים, ולכן כל שעליכם לעשות הוא לבחור את הפתרון שמתאים לכם, בעיקר במונחים של פונקציונליות, קלות השימוש, תמיכת הספק, ניסיון ועלות המוצר. זכרו, לכל פתרון קיימים יתרונות ייחודיים וכמובן גם חסרונות ולכן לפני שמחליטים על פתרון שברוב המקרים ילווה אתכם שנים רבות רצוי להכיר וללמוד את התכונות השונות שכל תוכנה מציעה.

תוכנות לניהול פרויקטים

Microsoft Project

תוכנה ותיקה, יציבה ובוגרת לתכנון וניהול פרויקטים. בישראל, התוכנה משרתת ארגונים רבים. התוכנה הושרשה היטב באוניברסיטאות ולכן חביבה בקרב מהנדסים ומנהלים. חסרונה הבולט: המחיר.

יתרונות
בגרות. התוכנה הותיקה והמובילה בתחום ניהול פרויקטים
אמינות. תוכנה יציבה ומבוססת.
עדכוני תוכנה שוטפים
פונקציונאליות מלאה. כל התכונות הדרושות לניהול פרויקטים

חסרונות
עלות גבוהה ביחס לחלופות דומות

Teamwork

כלי מקוון ופשוט לשימוש. מדובר בחברה שזוכה לפופולאריות בקרב חברות צעירות ומשתמשים רבים. החברה מתמקדת בקונספט מאד ברור – פתרון מקוון לעבודת צוות בניהול פרויקטים – מנהלים, עובדים, ספקים ולקוחות.

יתרונות
תוכנית חינם. עד 5 חברי צוות
ממשק קל ואינטואיטיבי
תבניות מוכנות לניהול פרויקטים שונים
גישה ממכשירים שונים: סמארטפון ושולחן העבודה

חסרונות
פונקציונאליות חלקית, בהשוואה למיקרוספט פרוג׳קט
תכנון תקציב הפרויקט. תצטרכו לעשות זאת בכלים אחרים

Teamgantt

פתרון מקוון לתכנון וניהול פרויקטים וליצירת תרשים gantt. גם פתרון זה זוכה לפופולאריות וצמיחה רבה בשנים האחרונות בקרב חברות עסקיות ומשתמשים רבים. הדגש כאן מתמקד בפשטות, ממשק מעוצב ויכולת שיתוף פעולה בצוות. החסרון הבולט: התוכנה מציעה פונקציונאליות חלקית ולא פתרון מלא לניהול פרויקטים.

יתרונות
תכנית חינם. עד 3 חברי צוות, פרויקט 1
ממשק קל ונוח לשימוש
שיתוף פעולה מרובה משתמשים
גישה ממכשירים שונים. סמארטפון ושולחן העבודה

חסרונות
פונקציונאליות חלקית בהשוואה למיקרוספט פרוג׳קט
תכנון תקציב הפרויקט. תצטרכו לעשות זאת בכלים אחרים

Trello

פתרון מצוין לחובבי מתודולוגית קאנבאן. רעיון הקאנבאן פותח בחברת טויוטה. טרלו מאפשרת לארגן כל דבר ביחד, בצוות, החל מרעיונות, ארגון משימות, בקרת התהליך ולוחות הזמנים ועד לעלייה לייצור. לא מדובר בפתרון קלאסי לניהול פרויקטים אלא בגישה אינטואיטיבית וחדשנית שמצליחה מאד בחברות סטארט אפ, מו”פ ופיתוח תוכנה. תרשימי קאנבאן מאפשרים ליצור כרטיסים חזותיים המסייעים לצוותי פיתוח להתמצא בקלות בכל שלבי הפרויקט.

יתרונות
תכנית חינם. עד 10 חברי צוות
ממשק קל לתכנון ובקרת הפרויקט
גישה אינטואיטיבית וחדשנית
עדכונים בין חברי הצוות בזמן אמת

חסרונות
נדרשת הדרכה ללימוד גישת קאנבאן וללימוד תכונות הכלי
אין תרשים gantt. קיים פתרון צד ג

Asana

כלי חדשני לניהול פרויקטים. התוכנה חביבה על משתמשים רבים בחברות הייטק ובחברות עתירות טכנולוגיה בשל הפשטות וחווית המשתמש. התוכנה מאפשרת ליצור משימות, אבני דרך, הקצאת משאבים, שיתוף פעולה בצוות ומעקב ביצוע אחר ההתקדמות בפרויקט. הדגש כאן על תקשורת פנימית של הצוות, בענן וללא צורך בדואר אלקטרוני. החסרון הבולט: בשלב זה לא ניתן לייצר תרשים גנט. מצד אחד, מנהלי פרויקטים רבים לא יסכימו לוותר על התרשים החשוב ומצד שני, ישנן סביבות עבודה שכלל לא משתמשים בגנט.

יתרונות
תכנית חינם לסביבת עבודה עד 15 חברי צוות
גישה אינטואיטיבית וחדשנית
דיווחים בזמן אמת, בין חברי הצוות

חסרונות
נדרשת הדרכה ללימוד השימוש בכלי ובתכונותיו
אין כלים לתכנון תקציב הפרויקט

Teamweek

פלטפורמה מקוונת, פשוטה וידידותית לניהול משאבי הפרויקט על ציר הזמן. אם אתם מחפשים פתרון בסיסי אך יעיל לתכנון וניהול לוח הזמנים עבור המשאבים שלכם, נמליץ לכם לנסות את המסלול הבסיסי המוצע ללא תשלום והמיועד לניהול של עד 5 משאבים בו זמנית. סביבת העבודה מבוססת אינטרנט ומספקת סקירת משימות ופעילויות ברורה המיועדת לכל משאב בפרויקט. התצוגה מאפשרת לכם להציג תרשים גנט עבור כל משאב בנפרד

יתרונות
ממשק פשוט ונוח
גישה מכל מקום: שולחן העבודה, טאבלט וסמארטפון
תכנית חינם. עד 5 חברי צוות

חסרונות
פונקציונאליות בסיסית
אין כלים לתכנון תקציב הפרויקט

Clickup

גם למנהלי הפרויקטים המנוסים מומלץ מדי פעם לנסות כלים חדשים. קליקאפ היא פלפורמה מקוונת שמאגדת כלים רבים, לרבות ניהול פרויקטים. צרו בקלות תרשים גאנט ושתפו את צוות הפרויקט. אפשרויות שונות להצגת הפרויקט. ממשק נוח לניהול פרויקטים

יתרונות
ממשק פשוט ונוח
תכנית חינם. מומלץ!
ללא הגבלת משתמשים

חסרונות
מעל 100 מ”ב אחסון תצטרכו להצטרף לתכנית בתשלום
פונקציונאליות מוגבלת לחלק מהתכונות

Ganttpro

פיתרון מקצועי וזול לניהול פרויקטים הכולל את כל האלמנטים המוכרים: תרשים גאנט, הגדרת משאבים, קשרי גומלין, ניהול משימות, ניהול תקציב. אין ספק שתוכלו ליישם פרויקטים בקלות רבה, תוכלו להזמין את חברי הצוות, להפיק דו״חות מותאמים לניהול הפרויקט ועוד

יתרונות

ממשק מקצועי וקל
עלות נמוכה למשתמש
לוחות קאנבאן וגנט, בתצוגות שונות

חסרונות
לא קיים פיתרון בחינם
אינטגרציה מוגבלת עם תוכנות אחרות

לסיכום
ההחלטה מהו היישום או התוכנה המתאימה ביותר לניהול פרויקטים עשויה להיות משימה מורכבת שכן יש מבחר רחב למדי לבחירה. בדקו היטב את הפתרון המתאים לצרכים הייחודיים שלכם. כמובן שקיימים פתרונות נוספים וטובים, אך מטרת המאמר הייתה לספק תמונת מצב עדכנית למנהלי פרויקטים המעוניינים לגלות ולהשתמש בכלים חדשים. מעוניינים בייעוץ מקצועי לניהול פרויקטים בארגונכם, צרו איתנו קשר: 09-8654503 | [email protected]