שיפור יעילות המחסן

מחסן חזק הוא הבסיס לשרשרת אספקה יעילה, שכן הוא מבטיח תהליכי עבודה יעילים, הפחתה בזמני האספקה, שיפור בשביעות רצון הלקוחות ושמירה על יתרון תחרותי. היעילות, הדיוק והמהירות הם גורמים קריטיים שהופכים את המחסן לאבן יסוד של ארגון מצטיין ומוביל בתחומו. כוח אדם מיומן מאפשר עיבוד מהיר של תהליכים במחסן, במינימום שגיאות, במינימום בזבוזים ובמינימום עלות. יעילות המחסן משפיעה ישירות על הביצועים התפעוליים של הארגון בהיבטים של עלות, איכות ומהירות וכמו כן משפרת את מוניטין הארגון ונאמנות הלקוחות. בין אם אתם מנהלי תפעול, שרשרת האספקה או חברי הנהלה, שיפור יעילות המחסן נמצא ממש בהישג ידכם! במאמר זה נפרט טכניקות מוכחות שיאפשרו לכם לשפר את ביצועי המחסן במהירות ובמינימום עלות.

מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול

כידוע, ניתן לשפר את יעילות המחסן בדרכים רבות ומגוונות, החל ממחסני AS/RS המאפשרים אחסון ושליפה אוטומטיים ועד ליישום עקרונות מתודולוגיית לין Lean. פתרונות אלו, בין אם באמצעות שיפור זרימת התהליכים ו/או אוטומציה, פועלים יחד כדי למקסם את היעילות, למזער בזבוזים ולהפחית עלויות. מאמר זה יתמקד באסטרטגיות מוכחות ממתודולוגיית Lean, שכבר יושמו בהצלחה על ידי ארגונים מובילים בתחומם. לפני שאתם משקיעים בפתרונות עם זמן החזר השקעה ארוך במיוחד, אנו ממליצים לכם להכיר וליישם טכניקות שכבר הוכיחו את יעילותן בארגונים רבים.

טכניקות מובילות לשיפור יעילות המחסן:
1. יישום עקרונות 5S
2. ניהול משימות המחסן באמצעות לוח קנבן Kanban
3. מיפוי זרימת הערך Value Stream Mapping (VSM)
4. מלאי בדיוק בזמן Just-in-Time (JIT)
5. אירועי קייזן (Kaizen)
6. מדידת ביצועי המחסן
7. בקרת איכות
8. נהלים Standard Operating Procedures (SOPs)
9. שיתוף פעולה עם ספקים
10. הדרכת צוות המחסן

יישום עקרונות 5S
יישום עקרונות 5S מאפשרים להשיג סביבת עבודה מאורגנת, יעילה ונקייה. 5S מהווה בסיס איתן לשיפור יעילות המחסן.
היתרונות של 5S: מפחית את זמן ליקוט הפריטים, משפר את יעילות זרימת התהליכים במחסן, מסייע בהפחתת בזבוזים וחוסר יעילות, חיסכון בעלויות ושיפור הבטיחות. הטמעת 5S יכולה להוביל לסביבת עבודה יעילה ואפקטיבית.
כיצד ליישם 5S? לגישה זו חמישה שלבים
1. מיון: Sort זיהוי והסרת פריטים מיותרים מהמחסן (פריטים ללא תנועות מלאי מעל x חודשים)
2. סידור: Set in order סידור הפריטים הנותרים באופן שיאפשר להפחית תנועה מיותרת במחסן (ניתוח לפי ביקוש)
3. ברק Shine: שמירה על סביבת עבודה נקייה ומאורגנת
4. סטנדרטיזציה Standardize: פיתוח נהלים ברורים לביצוע התהליכים במחסן באופן יעיל ועקבי
5. שיפור מתמיד Sustain: מעקב ושיפור (ביצוע מבדקים תקופתיים לזיהוי פערים ושיפור התהליכים)

ניהול משימות המחסן באמצעות לוח קנבן Kanban
לוח Kanban הוא כלי ויזואלי המשמש לניהול משימות המחסן. הלוח מאפשר למנהלי המחסן לנהל ולעקוב בקלות אחר ביצוע המשימות, לתעדף את סדר ביצוע המשימות, להקצות משאבים ולשפר את זרימת זרימת העבודה.
היתרונות של לוח Kanban: מספק תצוגה ברורה בזמן אמת של משימות והתקדמותן לפי סטאטוס, עוזר לתעדף את פעילויות המחסן, מפחית את הצורך בעדכונים מילוליים, מפחית צווארי בקבוק על ידי זיהוי משימות שנתקעו או מתעכבות ומאפשר להגביל עבודה בתהליך (WIP) כדי למנוע עומס יתר ברמת המשאב. לוח קנבן מגדיר באופן ברור תחומי אחריות וזמנים לביצוע המשימות בהתאם ל-SLA שהוגדר. קיימת אפשרות לנתב ולתעדף את המשימות באופן אוטומאטי בהתאם לקריטריונים שונים שהוגדרו מראש.
כיצד להטמיע לוח קנבן Kanban לניהול משימות המחסן? ראשית עליכם להכיר את הכלים השונים שמאפשרים לנהל משימות באמצעות לוחות Kanban, כגון: Trello, Jira. לאחר שקיבלתם הדרכה מפורטת תוכלו להגדיר לוחות Kanban, משימות, תאריך יעד לסיום, להקצות משאבים, לעקוב אחר התקדמות המשימות ולהבטיח שזרימת העבודה תישאר יעילה ותסתיים בזמן.

מיפוי זרימת הערך Value Stream Mapping (VSM)
מעוניינים לשפר את זרימת התהליכים במחסן? מיפוי זרימת הערך VSM, הוא כלי המשמש לניתוח יעילות זרימת התהליכים. הכלי עוזר לזהות צווארי בקבוק, חוסר יעילות, בזבוזים ופעילויות מיותרות בתהליך שאינן מוסיפות ערך. מיפוי התהליכים הקיימים מאפשר לארגונים לשפר את היעילות התפעולית במחסן.
היתרונות של מיפוי זרימת הערך: אופטימיזציה של תהליכים: גישה זו מתמקדת בשיפור היעילות וזרימת התהליכים, הפחתת זמן האספקה ללקוחות, שימוש יעיל במשאבים, זיהוי פעילויות שאינן מייצרות ערך לתהליך, הפחתת עלות התהליך ושיפור שביעות רצון הלקוחות.
כיצד ליישם Value Stream Mapping? ראשית עליכם להבין שכל תהליך במחסן ניתן לשפר! שיפור התהליך מתבצע באמצעות פרויקט שש סיגמא שעוקב אחר השלבים הבאים: ניתוח זרימת התהליך הנוכחי AS-IS, זיהוי צווארי בקבוק וחוסר יעילות שמפריעים לביצועים, זיהוי בזבוזים בתהליך, מיפוי סיבות השורש לבעיה והגורמים התורמים לשונות ביצועי התהליך, פיתוח תהליך חדש ובדיקת יעילותו, בקרת התהליך החדש ושיפור מתמיד.

מלאי בדיוק בזמן Just-in-Time (JIT)
המלאי שהארגון מחזיק במחסן צריך להיות זמין בסמוך למועד צריכתו, לא לפני ולא אחרי! חומרי הגלם מתוזמנים בהתאם ללוחות הזמנים של הייצור, לרוב בתגובה ישירה להזמנות של הלקוחות. גישת Just in time פועלת על פי העיקרון שלפיו חומרי הגלם מתוכננים להגיע ולעשות בהם שימוש בייצור בדיוק בזמן. עיקרון זה מבטיח שהייצור תואם את הביקוש בפועל.
הרעיון כאן ברור: זמן השהייה של כל פריט במחסן צריך להיות מינימלי וכמו כן למזער עודף מלאי וחוסר מלאי.
היתרונות של מלאי בדיוק בזמן Just-in-Time (JIT): הפחתת עלות החזקת המלאי, שיפור זמינות המלאי, הפחתת מלאי עודף ומלאי מת, הפחתת השמדות מלאי, שיפור תזרים המזומנים ושיפור רמת השירות ללקוחות.
כיצד ליישם? המטרה היא לשמור על רמות מלאי מותאמות תוך תזמון הגעת החומרים בדיוק בזמן. כדי לעשות זאת, ראשית עליכם לאפיין את רמות המלאי: מינימום, מקסימום ומלאי ביטחון, לרבות גיבוש מדיניות ניהול תכנון מלאי בהתאם למאפיינים הייחודיים של כל פריט במחסן. משימה זו איננה באחריות המחסן אלא באחריות מחלקת שרשרת האספקה, תפ״י או מעתדי המלאי. שיפור התקשורת בין המחסן לרכש הוא קריטי ויכול לתרום רבות בשיפור הביצועים שכן תפקידו של המחסן הוא להתריע ברגע שהפריט מגיע לנקודת ההזמנה. המחסן צריך להתריע גם למחלקת המכירות במקרה של מלאי עודף וזמן שהייה ארוך במיוחד של מוצרים על המדף. כמובן שכל האמור צריך להיות מיושם במערכות ERP של הארגון. קראו עוד במאמר הבא: תכנון מלאי. מעוניינים לגבש מדיניות אופטימלית לתכנון המלאי בארגון שלכם? צרו איתנו בכל שאלה או התייעצות.

אירועי קייזן (Kaizen)
אירועי קייזן מאפשרים להשיג שיפורים מהירים במינימום עלות. אירוע קייזן Kaizen הוא יוזמה ממוקדת, קצרת טווח לזיהוי ויישום שיפורים בתהליכים. בהקשר של פעילות המחסן, אירועי קייזן מתמקדים בתחומים כגון: שיפור אמינות המלאי, שיפור זרימת התהליכים במחסן, זיהוי וסילוק בזבוזים בתהליכים, הפחתת עלות התהליכים ושיפור הביצועים במחסן.
היתרונות של אירועי Kaizen לשיפור יעילות המחסן: תוצאות מהירות, מעודד מעורבות צוות המחסן בזיהוי ופתרון בעיות, צמצום בזבוזים בתהליכים כמו תנועה מיותרת, המתנה או עיכובים בין השלבים, שיפור זרימת התהליכים, צמצום מלאי עודף ועלויות תפעול וטיפוח תרבות של שיפור מתמיד.
כיצד לערוך אירוע קייזן? לפני אירוע קייזן מתקיים שלב מקדים שבו מנסחים את הבעיה והיעד הרצוי לשיפור. לחילופין, אירוע קייזן יכול להתחיל גם כיוזמה לשיפור תהליך. הטריגר העיקרי לאירועי קייזן הוא קול הלקוח Voice of customer, תלונות הלקוחות. לדוגמא: לקוחות רבים מדווחים על אי דיוקים בהזמנה, כגון: קבלת מוצר שגוי או כמות לא מדויקת. מטרת אירוע קייזן במקרה זה הוא לשפר את תהליך הכנת הזמנת לקוח במטרה להפחית את השגיאות ולשפר את הדיוק. אירוע קייזן ניתן לקיים במתכונות שונות. קבלו גישה פשוטה ליישום: הזמנת משתתפים לאירוע קייזן מטרתו שיפור תהליך x, כל מי שהוזמן לפגישה צריך להציג 3 פתרונות לשיפור התהליך, סיעור מוחות קבוצתי, בחירת הפתרונות המתאימים, ביצוע פיילוט, ניתוח ממצאים, יישום מלא ואופטימיזציה.

מדידת ביצועי המחסן
מדידת ביצועי המחסן מתאפשרת באמצעות מדדים KPIs המעריכים את היעילות והאפקטיביות של פעילות המחסן.
מדדים אלו עוזרים לנטר תהליכי ליבה במחסן, כגון: קבלת סחורה מספק, הכנת הזמנת לקוח, ליקוט, אחסון, אריזה, משלוח והחזרות. על ידי ניתוח הביצועים, ארגונים יכולים לזהות חוזקות, חולשות והזדמנויות לשיפור יעילות המחסן שלהם. דוגמאות למדדי ביצועי המחסן יכולים להיות: דיוק הליקוט, אמינות המלאי, אספקה בזמן ללקוח, כמות השגיאות בתקופה, כמות התלונות בתקופה, שיעור ההחזרות, זמן ממוצע להכנת הזמנת לקוח ועוד. שימוש בתובנות אלו מאפשר לזהות בקלות חוסר יעילות ותחומים לשיפור.
היתרונות של מדידת ביצועי המחסן: בנצ׳מרקינג מאפשר לארגונים להשוות את הביצועים שלהם מול מתחרים בתעשיה, הפחתת שגיאות בתהליכים, הפחתת עלות התהליכים ושיפור שביעות רצון הלקוחות.
כיצד ליישם מדידת ביצועי המחסן? השלב הראשון הוא קביעת המדדים הרלוונטיים ביותר לפעילות המחסן והארגון. שלב זה דורש ניתוח מעמיק של תפיסת ההפעלה ויישור קו עם אסטרטגיית הארגון. בשלב הבא נגדיר את השיטות לאיסוף הנתונים. נציין שאיסוף משוב מלקוחות חשוב להבנת הקשר בין הביצועים בפועל לשביעות רצון הלקוחות. עליכם לנתח באופן תקופתי את הנתונים שנאספו כדי להעריך את הביצועים מול היעדים שנקבעו, לבצע התאמות וליישם שינויים לשיפור תפעול המחסן. מעקב אחר הביצועים הוא רציף וזאת כדי להבטיח שיפור מתמשך לביצועי המחסן והתאמת אסטרטגיות ליעדים הארגוניים. קראו עוד במאמר הבא: מדידה וניהול ביצועים

בקרת איכות
בקרת איכות מתייחסת לתהליכים ולנהלים המיושמים במחסן כדי להבטיח שהלקוחות יקבלו את המוצרים הנכונים, בכמות הנכונה ובאיכות הרצויה. כמו כן, להבטיח שהמוצרים מאוחסנים, מטופלים ונשלחים ללקוחות בהתאם לתקני איכות ספציפיים.
היתרונות של בקרת איכות במחסן: מבטיח שהמוצרים מאוחסנים בתנאים נאותים, המוצרים יוצאים מהמחסן באופן אופטימלי לפני המסירה ללקוחות, וזה מבטיח הפחתה ניכרת בתלונות לקוחות, צמצום החזרות מלקוחות, עמידה בדרישות איכות ושיפור מוניטין הארגון.
כיצד ליישם בקרת איכות במחסן? הבקרה מתבצעת בכל התהליכים במחסן. עליכם להגדיר קריטריוני איכות ברורים לחומרי הגלם הנכנסים למחסן ולמוצרים היוצאים מהמחסן. לאחר מכן עליכם להגדיר את השלב בתהליך שבו מתבצעת הבקרה בפועל, לרבות סוגי הבדיקות וזאת כדי לזהות בעיות איכות. חשוב לפתח נהלים לטיפול בבעיות האיכות, לרבות החזרות, עיבוד מחדש Rework, טיפול במוצרים פגומים ועוד. מעקב רציף אחר תהליכי בקרת איכות יאפשר לכם לזהות תחומי שיפור והזדמנות לביצוע פרויקטים לשיפור יעילות המחסן.

נהלים Standard Operating Procedures (SOPs)
נהלים הם הנחיות מפורטות, שלב אחר שלב, המתארות כיצד לבצע משימות ותהליכים במחסן באופן יעיל, עקבי ובטוח. במילים אחרות, הנחיות ברורות המתארות את השלבים והפרוטוקולים הספציפיים שיש לפעול לפיהם בתהליכים במחסן.
היתרונות של הנהלים (SOPs): מבטיחים שכל העובדים יבצעו את משימותיהם בעקביות, מפחיתים את זמן ההכשרה לעובדים חדשים, עוזרים לייעל את התפעול, כוללים פרוטוקולי בטיחות המסייעים למזער סיכונים במחסן ויוצרים סביבת עבודה בטוחה, עוזרים לארגונים לעמוד בתקנות ובתקנים של התעשיה, משמשים כחומרי הדרכה לצוות העובדים ומספקים להם הנחיות ברורות כיצד לבצע את המשימות שלהם ביעילות.
כיצד ליישם? בשלב הראשון עליכם לזהות את התהליכים הקריטיים בתוך המחסן הדורשים סטנדרטיזציה. לפני כתיבת הנהלים עליכם לאסוף תובנות ושיטות עבודה מומלצות מהשטח. המטרה שלכם היא ליצור נהלים יעילים, מעשיים ופשוטים ליישום. כתבו הוראות ברורות ותמציתיות שלב אחר שלב לכל תהליך במחסן. מומלץ להוסיף תרשים לתיאור זרימת התהליך. יש לבחון מעת לעת את הנהלים ולעדכן אותם על סמך משוב מלקוחות ובעלי עניין רלוונטיים בתהליך. ערכו מפגשי הדרכה כדי להכיר לצוות העובדים את הנהלים ולוודא שהם מבינים אותם. עודדו קבלת משוב מלקוחות התהליך והצוותים שמבצעים את התהליך וזאת כדי לבצע התאמות ולשפר את יעילות התהליכים.

שיתוף פעולה עם ספקים
ספקים הם שותפים עסקיים לכל דבר ועניין. שיתוף פעולה הדוק בין המחסן לספקים מביא לשיפור ביצועים בשרשרת האספקה ולהפחתת עלויות. שיתוף פעולה עם הספקים הוא שותפות אסטרטגית המבטיחה פתרון בעיות והשגת יתרונות הדדיים. ארגונים יכולים להשיג יתרונות משמעותיים באמצעות שיתוף פעולה עם הספקים, לרבות יצירת שרשרת אספקה יעילה.
היתרונות בשיתוף פעולה עם ספקים הם: אספקה בזמן, הפחתת זמני האספקה, שיפור דיוק האספקה, חיסכון בעלויות, תגובות מהירות ושירות איכותי ומהיר.
כיצד ליישם? בשלב הראשון עליכם להגדיר מדדים להערכת ביצועי הספקים, לדוגמא: אספקה בזמן, דיוק באספקה ועוד. כמו כן עליכם להגדיר באופן ברור את הסכמי רמת השירות SLAs. איסוף הנתונים יתבצע כפי שכבר פורט מקודם. כעת עליכם לנתח את ביצועי הספק ולדרג אותו באמצעות ציון משוקלל כדי להבין את ביצועיו לאורך זמן. ערכו פגישות תקופתיות עם הספקים כדי לשקף את ביצועיהם ולבחון הזדמנויות לשיפור. צרו תרבות של משוב הדדי שבו הספקים והמחסן יכולים להציע שיפורים.

הדרכת צוות המחסן
מיומנות העובדים היא מרכיב חשוב בשיפור ביצועי המחסן, ובין הדרכת צוות העובדים לבין יעילות המחסן קיים קשר ישיר. פיתוח תוכנית הדרכה מקיפה תסייע בשיפור היעילות התפעולית של הארגון.
הדרכת צוות המחסן מביאה לשיפור מהותי בביצועים, כגון: ביצוע מהיר ומדויק של תהליכים, הפחתת שגיאות, חיסכון בעלויות, ושיפור אמינות המלאי. בנוסף, הצוות מקבל את הכלים הנכונים להצלחה, דבר שמוביל לשיפור בביצועים.
כיצד ליישם הדרכת צוות המחסן? בשלב הראשון עליכם להתחיל בזיהוי פערי מיומנויות ברמת העובד. בהמשך, יש לפתח תכנית הדרכה שנתית שתשפר את ביצועי התהליכים ותעודד תרבות של שיפור מתמיד. ההדרכות יאפשרו לכם לשפר את ביצועי המחסן. מעוניינים בהדרכה לצוות המחסן שלכם? אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה קורס ניהול מחסן פרקטי לשיפור המיומנויות והביצועים במחסן. לקבלת סילבוס והצעת מחיר, פנו אלינו