מדוע חשוב לקבוע רמות מלאי?

מדוע חשוב לקבוע רמות מלאי?
לכל ארגון המנהל מלאי חשוב להגדיר את רמות המלאי. אפיון נכון ומדויק לרמות המלאי, מינימום ומקסימום, יאפשר לכם לשפר את הזמינות, לשפר רווחיות ולמזער את המלאי העודף. כידוע, אי זמינות מלאי מובילה לאובדן במכירות ומלאי עודף מוביל לפגיעה ברווחיות ובתזרים המזומנים. הרעיון המרכזי בניהול ועיתוד מלאי הוא לאזן בין הביקוש להיצע. רמת מלאי מינימום מוחזקת כדי להבטיח את רציפות הביקוש, רציפות הייצור, הזמנות בלתי צפויות ועיכובים מצד הספקים. אם כך,

• מהם יתרונות שמירה על רמות מלאי נמוכות?
• כיצד תקבעו את רמות המלאי האופטימאליות?
• כיצד תיישמו בקלות בארגון שלכם?

היתרון בשמירה על רמות מלאי נמוכות
מטרת רמות המלאי היא למקסם את השימוש היעיל של הארגון במלאי. אפיון אופטימאלי לרמות מלאי מסייע לארגון למקסם את היעילות ואת הרווחיות. מציאת האיזון הנכון, יאפשר לממש מדיניות מלאי אופטימאלית, מקסימום זמינות במינימום הוצאות. יתרונות שמירה על רמות מלאי נמוכות, אך אופטימאליות:
1. חיסכון בעלות החזקת המלאי.
2. הפחתת ערך המלאי הכולל, Stock value
3. הפחתת מלאי עודף ומלאי מת
4. שיפור תזרים המזומנים
5. שיפור סבבי המלאי
6. הפחתת עלות האחסנה
7. הפחתת השימוש במשאבים
8. שיפור הרווחיות. שיפור תשואת הרווח הגולמי על ההשקעה במלאי

האם כדאי בכלל להחזיק מלאי?
שמירה על רמת מלאי גבוהה תאפשר לכם להבטיח זמינות ורציפות מלאי ללקוחות ולשימוש עצמי במידה ואתם יצרנים. מנגד להחזקת המלאי יש עלויות גבוהות כגון: עלות האחסנה, עלויות תפעול ועלות הבעלות על המלאי. נשאלת השאלה, האם כדאי בכלל להחזיק מלאי? ואם כן, מהם רמות המלאי האופטימאליות? התשובה לשאלה האם כדאי להחזיק מלאי תלויה באופי הפעילות של הארגון שלכם, בהסכמים מול הלקוחות שלכם, בזמן האספקה של הספקים שלכם, ביעדים ובמדיניות המלאי הנכונה עבורכם. האם מדיניות המלאי שלכם מעודכנת? ניהול מלאי אופטימאלי יסייע לכם לשפר את זמינות המלאי ולהשיג חיסכון בהוצאות החזקת המלאי

מדיניות ניהול מלאי בארגונים
הנהלת החברה חייבת להגדיר מדיניות ניהול מלאי המתאימה לאופי הפעילות שלה. קיימות שתי גישות מקובלות לניהול המלאי.

MAKE TO STOCK. החברה מחליטה להחזיק מלאי מראש כדי להיות ערוכה למצב של מכירה מיידית או אספקה מיידית ללקוח. כמו כן, מדיניות זו מסייעת לספק את רמת השירות שהובטחה ללקוח. ארגונים הפועלים במדיניות זו יכולים להיות יצרנים, רשתות קמעונאות, מסעדות, רשתות שיווק ועוד. דוגמאות: חברת APPLE מייצרת מראש אייפונים על מנת שיוכלו לספק את המוצר ללקוח באופן מיידי; סופר מרקט מחזיק תמהיל מוצרים רחב כדי לאפשר זמינות מיידית ללקוח בעת הקנייה.

גישה נוספת מקובלת לניהול המלאי:

MAKE TO ORDER. במקרה זה החברה המדיניות היא לא להחזיק מלאי מראש, אלא לייצר או לרכוש רק לאחר קבלת הזמנה מהלקוח. ארגונים הפועלים במדיניות זו יכולים להיות יצרנים או יבואנים. בדרך כלל מדובר במוצרים הדורשים התאמות וקסטומיזציה. כאמור, במדיניות זו תהליך הייצור מתחיל רק לאחר קבלת הזמנה מהלקוח. דוגמאות: הזמנת מחשב נייד לפי מפרט ייחודי שביקש הלקוח, הכנה רוקחית לייצור תרופה לפי מרשם, ייצור מטוס לפי מפרט, הזמנת כלי שיט לפי מפרט, הזמנת מכונית לפי מפרט, הזמנה לייצור חדר נקי לפי מפרט, הזמנת מעגלים מודפסים לפי מפרט, הזמנת מערכת צנרת למפעל תעשייתי, הזמנת רהיטים ועוד. כפי שניתן להבין, גישה זו מתאימה מאד במקרים הדורשים התאמות ודרישות מיוחדות מצד הלקוח או לחלופין במקרים שמדובר בפריט יקר.

כיצד קובעים את רמות המלאי האופטימאליות?
ארגון שמחליט להחזיק מלאי, MAKE TO STOCK, צריך לאפיין את רמות המלאי האופטימאליות עבור כל פריט במלאי. רמות המלאי שצריך להגדיר הן: רמת מלאי מינימום ורמת מלאי מקסימום.

רמת מלאי מינימום: רמת המלאי הנמוכה ביותר עבור פריט מלאי. לצורך העניין, מלאי מינימום יכול להיות גם 0 יח׳ במלאי. מקובל בעיקר במקרים בהם זמן האספקה הוא מיידי: למשל: 3 שעות מרגע ביצוע ההזמנה ועד לקבלתה. בדרך כלל, ארגונים מגדירים מלאי מינימום השווה לנקודת ההזמנה, ORDER LEVEL. נקודת ההזמנה לוקחת בחשבון את הביקוש למלאי בזמן האספקה. נניח שזמן האספקה הינו 3 ימים והביקוש היומי לפריט הוא 5 יח׳, מלאי המינימום שיוחזק בחברה הוא 15 יח׳. ישנן מקרים בהם מלאי המינימום גדול יותר, וכולל גם מלאי ביטחון למקרים של עיכוב באספקות או תנודתיות בביקוש. תפקיד מלאי ביטחון הוא לפצות על השונות בביקוש ועל השונות בזמן האספקה. קיימת חשיבות רבה לקבוע רמת מלאי מינימום על מנת להבטיח זמינות ורמת שירות גבוהה ללקוח. הסיכון בהחזקת מלאי הנמוך ממלאי המינימום: חוסר זמינות ועלות החוסר.

רמת מלאי מקסימום: היא רמת המלאי המינימאלית שהחלטנו להחזיק במלאי בתוספת גודל ההזמנה האופטימאלי. מודל EOQ ומודלים נוספים מסייעים בקביעת גודל ההזמנה האופטימאלי. קיימות שיטות נוספות להגדרת רמת מלאי מקסימום באמצעות תהליך ניתוח ביקושים מעמיק. כמו כן קחו בחשבון שרמות המלאי מתעדכנות מעת לעת ולכן מומלץ שתשקלו ליישם זאת באמצעות תוכנה לניהול מלאי אופטימאלי. הסיכון בהחזקת כמות מלאי הגבוהה ממלאי המקסימום הינו מלאי עודף המשפיע על הרווח הגולמי. 

כיצד תיישמו בקלות בארגון שלכם?
1. הגדירו את רמות המלאי. לכל פריט הגדירו רמת מלאי מינימום ומקסימום רצויים. יש לקחת בחשבון גורמים רבים, כגון: זמן אספקה, עלות הפריט, מלאי ביטחון, ניתוחי רגישות, מודלים לניהול מלאי ועוד. קראו עוד במדריך לניהול מלאי
2. בקרה על רמות המלאי באמצעות מערכת ה ERP שלכם.
3. בקרת מלאי באמצעות מערכת ERP שלכם. הוסיפו למערכת שלכם 2 שדות מחושבים: מלאי מינימום ומלאי מקסימום. כמו כן, תגדירו התראות מתאימות כגון: חריגה כלפי מעלה ממלאי מקסימום, חריגה כלפי מטה ממלאי מינימום. יש לאפשר חיווי בזמן אמת עבור קובעי המדיניות, כגון: מנהל הרכש, מנהל תפעול, מעתד המלאי, כך שיוכלו לקבל החלטות מתאימות בהתאם להתרחשות.
4. מדיניות המלאי. על מנת להבטיח כי המלאי נמצא תחת שליטה נאותה, על ההנהלה לאפיין מדיניות. דוגמאות: לקבוע מה עושים כאשר מזהים מלאי עודף, הגדרת פרק הזמן הארוך ביותר לשהיית פריט על המדף, מהו יחס סבבי מלאי האופטימלי לכל פריט, תדירות ספירות מלאי, ועוד.
5. אפיון והגדרת רמות מלאי באמצעות תוכנה לניהול מלאי. אם אתם מנהלים מאות פריטים, מומלץ לעשות שימוש בתוכנה!

הכשרת הצוות שלכם
ככל שהארגון גדל וצומח, כך שווי המלאי עולה והאתגר לניהול המלאי הופך למורכב יותר! כמנהלים בכירים בארגון אתם צריכים להבטיח שהמתכננים והפלנרים יהיו מיומנים כדי שישקיעו את זמנם בניהול מלאי נכון ומדויק. אל תתפשרו בכל הקשור לשיפור מיומנויות לצוות ניהול המלאי. הדרכת הצוות תורמת בשיפור זמינות המלאי, הבטחת רציפות הפעילות, הבטחת מלאי זמין למכירה מיידית, הפחתת עלות החזקת המלאי, הפחתת מלאי עודף ומלאי מת ושיפור הרווחיות ושיפור שביעות רצון הלקוח. מעוניינים בהזמנת הדרכה מקצועית לצוות שלכם? אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה קורס ניהול מלאי לארגונים. 

סיכום:
חברות המעוניינות לחסוך בעלויות ניהול המלאי צריכות לאפיין היטב את רמות המלאי. זכרו, המנגנון המרכזי לתכנון, בקרה וניהול מלאי הינו רמות המלאי. שמירה על רמות המלאי יבטיחו לכם זמינות מירבית ויפחיתו את עלות החזקת המלאי. דיוק רמות המלאי מינימום ומקסימום יאפשרו לכם לשפר את זמינות המלאי ולמזער את עלות החזקת המלאי. מעוניינים בהכשרה מקצועית לצוות שלכם? אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה לארגונים קורס ניהול מלאי. צרו איתנו קשר, טל׳. 09-8654503