לין Lean היא מתודולוגיה לשיפור תהליכים ומצוינות תפעולית המתמקדת ביצירת ערך ללקוח ושיפור מתמיד. מטרתה של מתודולוגיית לין היא לשפר את היעילות התפעולית באמצעות: זיהוי וסילוק בזבוזים, שיפור זרימת תהליכים, ביטול צווארי בקבוק, צמצום זמני המתנה, ביטול פעילויות שאינן מייצרות ערך, שימוש יעיל במשאבים והפחתת זמן האספקה, כל זאת כדי למקסם את הערך מנקודת מבטו של הלקוח. המתודולוגיה לין (Lean) נשענת על עקרונות שנוסחו לראשונה בחברת טויוטה בתחילת שנות ה-50 על ידי טאיצ’י אונו (Taiichi Ohno). מתודולוגיית לין פותחה במקור בחברת טויוטה (Toyota Production System – TPS) ובהמשך אומצה על ידי ארגונים רבים שהבינו את הפוטנציאל שלה והתאמתה למגוון רחב של תעשיות. מטרת המאמר שלפניכם היא להציג את מושגי המפתח והכלים של מתודולוגיית לין ב-5 דקות. בין אם אתם מובילי מצוינות תפעולית, מנהלים או חברי הנהלה, המאמר הזה במיוחד בשבילכם, אז בואו ונתחיל!
מושגי מפתח וכלים של המתודולוגיה לין (Lean)
1. שמונת הבזבוזים Lean Waste Types
2. מיפוי זרימת הערך VSM
3. קייזן Kaizen
4. קנבן Kanban
5. מניעת טעויות Poka-yoke
6. פיתוח מיומנויות Skills
7. פתרון בעיות Lean A3
8. גמבה Gemba
9. ארגון סביבת העבודה 5S
10. אסטרטגיית ניהול מלאי Just-In-Time (JIT)
שמונת הבזבוזים Lean Waste Types
מתודולוגיית לין Lean מזהה שמונה סוגים של בזבוז שמשפיעים לרעה על היעילות התפעולית. בואו ונכיר את 8 הבזבוזים: פגמים (או שגיאות בתהליך), ייצור עודף (ו/או לפני הזמן), המתנה, כישרון מבוזבז, שינוע עודף, מלאי (חוסר מלאי או עודף מלאי), תנועה מיותרת (חיפוש) ופעולות מיותרות בתהליך. איך אפשר להשתמש בשמונת הבזבוזים כדי לשפר תהליך? מנתחים את התהליך ומזהים היכן מתקיימים הבזבוזים (כגון: מלאי עודף, תנועות מיותרות, המתנה, עיבוד יתר). הבזבוזים,“Muda“ ביפנית, מייצגים פעילויות שצורכות זמן, משאבים ועלויות מבלי להוסיף ערך למוצר או לשירות. מדובר בבזבוז משאבים מבלי לשפר את חווית הלקוח או להגדיל את ערך המוצר, ולכן יש לזהות ולהימנע מהן על מנת לייעל את התהליכים. קראו עוד במאמר 8 הבזבוזים לפי גישת Lean
מיפוי זרימת הערך VSM
מיפוי זרימת הערך (Value Stream Mapping) הוא כלי מרכזי במתודולוגיית לין, המשמש לניתוח ושיפור תהליכים. כיצד משתמשים בכלי הזה? באמצעות יצירת תרשים מפורט של זרימת החומרים, המידע לאורך התהליך, ניתן לזהות שלבים מיותרים ובזבוזים שיש להימנע מהם. באמצעות VSM ניתן להבחין בין שלבים בעלי ערך (Value Added) ובין שלבים שאינם מוסיפים ערך (Non Value Added). כל שלב בתהליך נבחן בהתאם לתרומתו ללקוח, וכך ניתן לחשוף עיכובים, צווארי בקבוק ושלבים מיותרים שצריך להסיר. לאחר תיאור זרימת התהליך הנוכחי (AS-IS Process) וזיהוי בזבוזים ונקודות לשיפור, הצעד הבא הוא שיפור זרימת התהליך (TO-BE Process) המתאר את המצב האופטימלי הרצוי. השימוש ב-VSM מספק לארגונים תובנות חשובות לגבי היעילות התפעולית שלהם, מסייע בשיפור תהליכים, מקצר את זמני האספקה ללקוח, הפחתת עלויות ושיפור שביעות רצון הלקוחות. המטרה כאן ברורה! יצירת זרימה רציפה של תהליך Flow, יצירת תהליך מהיר ויעיל יותר תוך צמצום עצירות ועיכובים מיותרים.
קייזן Kaizen
קייזן היא פילוספיית שיפור מתמיד המעודדת את כל העובדים לתרום לשיפורים בתהליכים. במקום להסתפק בביצועי התהליכים הקיימים, ארגונים המאמצים את עקרונות הקייזן מעודדים את עובדיהם לחשיבה ביקורתית וליוזמה לשיפור מתמיד של תהליכים. המשפט ‘תמיד יש דרך טובה יותר’ (There is always a better way), המזוהה עם חברת טויוטה, אינו רק סיסמה אלא ביטוי לתרבות ארגונית חזקה. תרבות זו מעודדת את הצוותים לשפר תהליכים באופן מתמיד ולא להסתפק בביצועים הנוכחיים. מהם השלבים ליישום קייזן בארגון? שלב 1: זיהוי הזדמנויות לשיפור: עובדים בכל הרמות מזהים בעיות, צווארי בקבוק, או תהליכים לא יעילים. שלב 2: הצעת שיפורים קטנים ומתמשכים: מעודדים עובדים להציע רעיונות לשיפור, גם אם הם קטנים. שלב 3: יישום פתרונות והערכה: בודקים אילו רעיונות ישימים ומתחילים ביישום שלהם. שלב 4: הטמעה: אם השיפור מצליח, מעדכנים את הנוהל ומשתפים את הידע עם כל הצוות כדי לשמר את ההצלחה. קייזן אינו אירוע חד-פעמי, אלא תהליך מתמשך שבו צוותים כל הזמן מחפשים דרכים לשיפור.
קנבן Kanban
קנבן (Kanban): שיטה ויזואלית לניהול משימות, שמטרתה לשפר את יעילות זרימת התהליכים. לוחות קנבן מאפשרים למנהלים ולעובדים לראות את סטאטוס המשימות בזמן אמת, ולבצע אופטימיזציה והתאמות על ידי איזון עומסים בהתאם לזמינות המשאבים. באמצעות הגבלת מספר המשימות שיכולות להיות בכל שלב בתהליך ניתן למנוע עומסים ולוודא שהתזמון ממוקד וניתן לביצוע. קנבן יכול לעזור במעקב אחרי סדר העדיפות של המשימות, כך שניתן לתזמן את המשאבים לפי קריטריונים קריטיים של הארגון ובכך להבטיח ביצוע לפי SLA, תאריך מובטח ללקוח ו/או על ידי מאפיינים נוספים. נסכם כך: ניתן לנהל תור משימות / פעילויות מחלקה / זרימת תהליך עבודה באמצעות לוחות קנבן. ארבעת הסטטוסים המקובלים בניהול משימות: Backlog: משימות פתוחות; To Do: משימות מוכנות להתחיל לאחר הקצאת משאבים, תעדוף המשימה והגדרת תאריך יעד לסיום; Doing: משימות שעובדים עליהן כעת ו-Done: משימות שהושלמו. ישנם מספר כלים מובילים לניהול לוחות קנבן (Kanban), המאפשרים לארגונים לייעל את ניהול המשימות וזרימת העבודה: Trello, TasksBoard, Asana, Wrike ו- Microsoft Planner
מניעת טעויות Poka-yoke
Poke-yoke היא גישה פרקטית שנועדה למנוע טעויות ולהבטיח שהתהליכים יתנהלו בצורה מדויקת בפעם הראשונה. מטרת Poke-yoke היא לוודא שאין מקום לטעויות או שגיאות בתהליך וזאת באמצעות יצירת מנגנונים שמונעים מהן להתרחש ומאפשרים להן להתגלות באופן מיידי אם בכל זאת כבר קרו. כדי להבין טוב את שיטת Poka-Yoke בואו ונבחן מספר דוגמאות: דוגמה (1) מפעל: מערכת אוטומטית המונעת הכנסת רכיב לא נכון למכונה. דוגמה (2): חיישנים במכונות הרכבה: זיהוי רכיבים חסרים או לא ממוקמים כראוי. דוגמה (3) בתי חולים ומרפאות: זיהוי תרופות ומטופלים למניעת שגיאות במתן הטיפול. דוגמא (4) תעשיית המזון: זיהוי אריזות ריקות או פגומות. דוגמא (5): שימוש ברשימת תיוג Check list למעקב אחר ביצוע תהליכים. כאמור, שיטת Poka-Yoke, שפותחה במקור על ידי מהנדס טויוטה Shigeo Shingo, היא גישה שמטרתה למנוע שגיאות בביצוע תהליכים. צמצום שגיאות מפחית את הצורך בתיקונים ובעיבוד חוזר Rework, דבר שמשפר באופן ניכר את חוויית הלקוח. לסיכום, Poka-Yoke הוא כלי חשוב לארגונים ששואפים לשפר את האיכות, להפחית עלויות ולשפר את שביעות רצון הלקוחות.
פיתוח מיומנויות Skills
בגישת לין (Lean), פיתוח מיומנויות (Skills Development) מתמקד בשיפור היכולות של העובדים כך שהם יוכלו לבצע משימות ותהליכים באופן היעיל ביותר. העובדים הם חלק מרכזי בשיפור זרימת התהליכים, ובזכות פיתוח מיומנויות הם יכולים לזהות בעיות ולמנוע בזבוזים בתהליכים. כשעובדים מיומנים מבינים את התהליכים רמת הביצוע עולה והדבר מסייע בהפחתת עלויות. אחת ממטרות לין היא להעצים את העובדים ולתת להם את הכלים והידע לפתור בעיות בצורה עצמאית. פיתוח מיומנויות מאפשר לעובדים לבצע משימות באופן מדויק בפעם הראשונה ולזהות בעיות ולפתור אותן במהירות. פיתוח מיומנויות בגישת לין מתמקד במיומנויות שקשורות ישירות לשיפור התהליכים. לדוגמה, עובדים יכולים ללמוד איך לבצע תהליך נכון ומדויק בפעם הראשונה ללא עיבוד חוזר. המטרה היא לפתח תרבות שבה כל עובד משפר את כישוריו באופן שוטף, תוך כדי למידה מהצלחות וכישלונות. מעוניינים בהכשרת צוותים? אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה קורס לין, הדרכה פנים ארגונית במשרדי הלקוח
פתרון בעיות Lean A3
Lean A3 הוא כלי לפתרון בעיות ולשיפור תהליכים. הוא נקרא “A3” משום שהוא מוצג על דף נייר בגודל A3, המאפשר תיאור תמציתי וברור של הבעיה, ניתוח הבעיה, פתרונות ומעקב. היתרון של Lean A3 הוא שהוא מאפשר פתרון בעיות בצורה מסודרת, תוך שמירה על שקיפות ותקשורת בין כל המעורבים בתהליך. מרכיבים עיקריים Lean A3: 1. רקע: תיאור תמציתי של הבעיה, 2. מצב נוכחי: ניתוח של המצב הקיים, כולל נתונים ומידע רלוונטיים, 3. מצב רצוי: הגדרת היעדים והתוצאות הרצויות, 4. ניתוח: זיהוי סיבות השורש לבעיה, 5. תיאור הפתרונות והפעולות שיש לנקוט, 6. תוכנית פעולה: תיאור מפורט של הפעולות, חברי הצוות, בעלי העניין ולוחות הזמנים, 7. מעקב והערכה: תיאור אופן המעקב אחר ביצוע הפעולות והערכת התוצאות. אפשר לחלופין להשתמש בכלי Lean Six Sigma DMAIC Framework כדי לפתור בעיות ולייעל תהליכים. קראו עוד במאמר הבא DMAIC
גמבה Gemba
גמבה (Gemba) הוא מונח ביפנית שמשמעותו המקום האמיתי או המקום שבו מתבצע התהליך בפועל. מתודולוגיית לין שמה דגש על חשיבות הנוכחות בשטח שבו התהליכים מתבצעים. מנהלים צריכים לצאת מהמשרדים ולהגיע למקום שבו העבודה מתבצעת בפועל, על מנת להבין את התהליכים, לזהות בעיות ולמצוא פתרונות. ביקור בגמבה מאפשר להבין את התהליכים ממקור ראשון, לראות איך העבודה מתבצעת בפועל, לזהות בזבוזים וחוסר יעילות. בהגעה לגמבה חשוב להקפיד על הנקודות הבאות: 1. לצפות בתהליכים כדי להבין כיצד כל שלב בתהליך מתבצע בפועל, וזאת על מנת לזהות בעיות או כשלים בתהליכים. 2. חשוב לדבר עם העובדים ולשמוע את דעתם של אלו שמבצעים את התהליך על האתגרים והמורכבות עמה הם מתמודדים. 3. לנתח את הנתונים: להבין איך ניתן לשפר את התהליכים בצורה אפקטיבית. לסיכום, גמבה אינה רק ביקור בשטח, אלא גישה שבה מנהלים וצוותים עובדים יחד כדי להבין את התהליכים, לזהות בעיות ולשפר ביצועים באופן מתמיד.
ארגון סביבת העבודה 5S
5S היא גישה לשיפור סביבת העבודה, שהיא חלק עיקרי בתפיסת Lean. היא יוצרת סביבת עבודה מסודרת ונקייה שבה כל פרט נמצא במקום הנכון, מה שמאפשר לעובדים לפעול ביעילות וללא בזבוז זמן או משאבים. יתרונות 5S: שיפור יעילות: סידור העבודה בצורה מסודרת מקטין את הזמן שבוזבז בחיפושים ובחוסר ארגון; שיפור בטיחות: הפחתת סיכונים בסביבת העבודה; תמיכה במוטיבציה: סביבה מסודרת ונעימה, שמובילה לשיפור במוטיבציה. כיצד מיישמים 5S? הכירו את חמשת השלבים: שלב 1: מיון (Sort) כל פריט שמיותר או שאינו בשימוש צריך להרחיק מסביבת העבודה. שלב 2: במיקום הנכון (Set in Order) כל פריט או ציוד צריך להיות ממוקם במקום המהיר ביותר ונגיש ביותר לשימוש, באופן שיפחית את זמן החיפוש ומייעל את העבודה. שלב 3: ניקיון (Shine) סביבה נקייה לא רק שומרת על בריאות ובטיחות העובדים, אלא גם מאפשרת זיהוי בעיות בקלות ומפחיתה סיכונים. שלב 4: סטנדרטיזציה (Standardize) יש להטמיע נהלים קבועים, כך שכל עובד יהיה מודע לדרישות ולשגרות שמסייעות לבצע את התהליכים באופן יעיל ומדויק. שלב 5 שיפור מתמיד (Sustain): יצירת מחויבות אישית של כולם לשיפור מתמיד
אסטרטגיית ניהול מלאי Just-In-Time (JIT)
אסטרטגיית Just-In-Time (JIT) היא שיטה לניהול מלאי שמטרתה להקטין את הכמויות במלאי ולהפחית את הזמן הנדרש להשלמת תהליכים. השיטה פועלת על פי עיקרון שמבוסס על הצורך להחזיק מלאי בסמוך למועד צריכתו, לא לפני ולא אחרי. המטרה היא לצמצם את ההשקעה במלאי, להפחית את העלויות הקשורות בניהול המלאי ולמנוע מצבים כגון: חוסר מלאי או עודף מלאי. ישום עיקרון Just-In-Time (JIT) דורש הבנה בתכנון ביקושים והתאמת התהליכים לפעילות הארגון. מספר נקודות חשובות: הפחתת זמני האספקה של הספקים: על מנת להבטיח שהמלאי יגיע בזמן הנכון, יש לצמצם את זמני האספקה בין הספקים והארגון. ארגונים צריכים לבחור לעבוד עם ספקים שמסוגלים לספק את החומרים בזמן קצר ולהגיב באופן מהיר. זה דורש שיתוף פעולה הדוק עם ספקים, תכנון מוקפד והיכולת לעקוב אחרי תהליך האספקה. תהליכים מהירים: העובדים צריכים להיות מיומנים בתהליכי הייצור, בקרה ואיכות, כך שיוכלו לפעול באופן יעיל ובמהירות, מבלי לגרום לעיכובים. מערכות לתכנון מלאי מאפשרות לעקוב אחרי כל שלב בתהליך ומסייעות בתזמון המלאי הנכון, במקום הנכון ובכמות הנכונה.