כיצד לנהל מלאי ביעילות

 כמעט בכל ארגון מחזיקים מלאי, כאשר המטרות לכך הן שונות ומגוונות. כיצד לנהל מלאי ביעילות? כידוע לך, מלאי של חברה יכול להיות חומרי גלם, חלקי חילוף, מלאי בתהליך, מלאי תוצ”ג, מלאי במרכזי הפצה או שירות ומלאי בנקודות מכירה. בין אם אתם יצרנים, קמעונאים, יבואנים או מפיצים, תכנון יעיל של המלאי יוביל להפחתה ניכרת בהוצאות. אז קבלו מספר עצות כיצד לנהל את המלאי ביעילות:

מלאי – מי צריך את זה בכלל?
מתי בפעם האחרונה שאלתם את עצמכם, מהי המטרה האמיתית שלשמה אתם מחזיקים מלאי?
אחת ממטרות זמינות המלאי, היא לאפשר מכירה מיידית ללקוח. בארגוני בריאות למשל, זמינות המלאי מבטאת את רמת השירות ללקוח. לעומת זאת, יצרנים זקוקים לחומרי גלם זמינים כדי להבטיח את פעילותם השוטפת. אנחנו מבינים היטב שזמינות המלאי חשובה מאד ואף מייצרת ערך רב ויתרון תחרותי עבור ארגונים רבים, אך ככל שהזמן עובר ולא הצלחנו להמיר את המלאי בחזרה למזומנים, נשלם על כך הוצאות החזקה. ככל שהמלאי שוהה במחסן זמן רב מדיי ולא הצלחנו למכור אותו, תהיה השפעה ברורה על תזרים המזומנים שלכם, כי:
1. עלות החזקת המלאי – הוצאה עיקרית
2. המלאי מתיישן וערכו פוחת עם הזמן
3. מלאי עודף שלא בשימוש מהווה נטל מימוני

מצד שני, אם לא נחזיק מלאי זמין, עלולים להחמיץ מכירות ואולי אף לאבד לקוחות ומוניטין. עד כה, הבנו את המשוואה הבאה: זמינות = מכירה מיידית ללקוח. חוסר זמינות = אובדן הכנסות. אם כך, כיצד ניתן לאזן בין זמינות מירבית למינימום הוצאות? זהו האתגר המרכזי בניהול מלאי, הרי זה מאד קל להמיר מזומנים למלאי…, אך האתגר האמיתי הוא… להמיר את המלאי בחזרה למזומנים. הבנה כוללת של המציאות העסקית וניתוח הביקושים יסייעו לנו בתכנון הרכש ובעיצוב מדיניות ניהול המלאי.

מהו מלאי?
למלאי הגדרות רבות, הנה כמה מהן:
מלאי מייצג מאגר של סחורות וחומרי גלם המשמשים ארגון בפעילותו העסקית השוטפת.
מלאי הוא נכס שיש לממשו בהקדם האפשרי, אחרת הופך לנטל.

מלאי, בדרך כלל מייצג אחת משלוש קטגוריות עיקריות:
חומרי גלם – החומרים הבסיסיים המשמשים לייצורם של מוצרים.
מלאי בתהליך – מלאי בתהליך ייצור / הרכבה / עיבוד.
תוצרת גמורה – תוצ”ג. סחורה זמינה למכירה מיידית ללקוחות ו/או לשימוש מיידי.

אם אתם יצרנים, אתם בטח מבינים את האתגר המורכב של איזון בין זמינות חומרי הגלם הדרושים לייצור מצד אחד, לבין תוצרת גמורה הדרושה למכירות מהצד השני. ליצרנים, האתגר בניהול המלאי משולש: אם אין זמינות לחו”ג – לא ניתן לייצר = השבתת קווי ייצור, אם אין זמינות מיידית לתוצ”ג – נפסיד הכנסות ואם הביקוש לתוצ”ג פוחת מבלי שתהיה לנו יכולת לזהות זאת בזמן אמת – נמצא את עצמנו עם מלאי עודף = פגיעה בתזרים המזומנים. המטרה המרכזית בניהול מלאי היא לאפשר זמינות מקסימאלית במינימום הוצאות. האם זה אפשרי? הכל תלוי במדיניות ניהול המלאי הכדאית עבורינו.

שפרו את תחזית המכירות
הצעד הראשון לניהול מלאי יעיל הוא לנתח ולהבין את הביקושים למוצרים שלכם. האם זיהיתם את דפוס הביקושים לכל פריטי המלאי שלכם?
בחנו את עצמכם!
1. מיהו הגורם האחראי בארגונכם לניתוח הביקושים לפריטי המלאי?
2. האם אתם מחשבים תחזית מכירות?
3. באילו כלים, טכניקות חיזוי אתם משתמשים?
4. האם יש לכם אפשרות לזהות מגמות ביקוש לכל פריט במלאי?
5. האם מערכת המידע שלכם מספקת לכם התראות בזמן אמת?

איך מתחילים? להלן סדר הפעולות המומלץ:
1. ניתוח ביקושים בפועל, לכל פריט.
2. זיהוי דפוס הביקוש: מהיר, איטי, מגמת עלייה או ירידה, עונתי, בלתי יציב וכו׳.
3. עריכת תחזית ביקושים
זכרו, התחזית שלכם מתבססת על ניתוח ביקושים המשמש כבסיס חיוני לחישוב תחזית המכירות ולגיבוש מדיניות ניהול המלאי. אם אתם לא מנתחים ביקושים, סביר להניח שאתם לא באמת מנהלים מלאי.

סיווג ABC
כלל ה 20/80 מסייע בקבלת החלטות מדיניות ניהול ההמלאי. משמעות הדבר היא שבדרך כלל כ 20% מסך הפריטים מהווים כ 80% מסך ערך צריכת המלאי. דוגמא נוספת: 20% מהמוצרים שלכם מהווים 80% מסך המכירות. השתמשו במידע חיוני זה כדי לתעדף את המאמצים שלכם בניהול מלאי.
בחנו את עצמכם!
1. האם אתם מסווגים את המלאי לקבוצות?
2. באיזה תדירות?
3. איזה שימוש אתם עושים במידע?

לסיווג פריטי המלאי יתרונות רבים. אם אתם יודעים לזהות את אותה קבוצת פריטים קטנה, 20% מסך הפריטים המהווה את רוב הזמנות הרכש, שווה לכם להיפגש עם הספקים הללו ולמקד מאמצים שיובילו לשיפור אמיתי בביצועים. אחד היתרונות העיקריים לסיווג ABC הוא בגיבוש מדיניות מלאי ממולצת לכל פריט מנוהל מלאי.

תכנון רכש אופטימאלי
תפקידה החשוב של מחלקת הרכש הוא להוביל מדיניות ניהול מלאי אופטימאלית. ניהול מלאי יעיל הוא המפתח לחיסכון בהוצאות בהוצאות ושיפור רמת השירות ללקוח. מטרות מחלקת הרכש: לרכוש את המוצר הנכון, בזמן הנכון, בכמות הנכונה, במחיר הנכון ובאיכות הרצויה תוך התחשבות באילוצים שונים.
בחנו את עצמכם!
1. האם קיימת מדיניות רכש?
2. מיהו הגורם האחראי בארגונכם לעיתוד המלאי?
3. מיהו הגורם המחליט: כמה להזמין מתי להזמין?
4. כיצד אתם מחשבים את הכמות האופטימאלית להזמנה?
5. באיזה תוכנה אתם מנהלים את המלאי?

האחריות לתכנון, ביצוע ובקרה מוטלת על מחלקת הרכש, התפ״י או התפעול. זה תלוי בארגון. מהי האסטרטגית ניהול המלאי המתאימה לארגונכם? בחנו מודלים כגון: EOQ, EPQ, MRP. עבור כל פריט הגדירו מדיניות מלאי מותאמת: רמות מלאי, כמות להזמנה, נקודת הזמנה, ומלאי ביטחון בטכניקות עיתוד מלאי אופטימאליות. קראו עוד במאמר הבא: תוכנה לניהול מלאי

מלאי ביטחון
תפקידו של מלאי הביטחון: לפצות על השונות בביקוש ועל השונות של זמן האספקה. כזכור, תכנון המלאי מתבסס על תחזית הביקוש = תחזית המכירות, מכאן שמלאי ביטחון נועד לסייע במניעת חוסר זמינות, כאשר קיימת אי ודאות בביקוש העתידי ובנוסף במקרים של איחור בזמן האספקה.
בחנו את עצמכם!
1. האם מדיניות ניהול המלאי הנוכחית מביאה בחשבון מלאי ביטחון?
2. כיצד אתם מחשבים מלאי ביטחון?
3. כיצד אתם קובעים את רמת השירות הדרושה לכל פריט?
4. כיצד אתם עורכים אופטימיזציה למלאי הביטחון?

נקודת ההזמנה, ROP, Reorder Point, לוקחת בחשבון את תחזית הביקוש בזמן האספקה + מלאי הביטחון שתפקידו כאמור לפצות על השונות בביקוש ועל שונות בזמן האספקה. קיימות גישות שונות לחישוב מלאי ביטחון. מומלץ מאד לנתח את השפעת רמת השירות, SERVICE LEVEL, על הכמות והעלות של מלאי הביטחון. זכרו, מלאי ביטחון ניתן לחשב בגישות שונות המובילות לעלות וביצועים שונים, לכן אנו ממליצים לכם לקבל ייעוץ מקצועי שיסביר לכם על החלופות השונות, יתרונות, חסרונות וכמובן השוואה בין הטכניקות ואופטימיזציה.

עקבו אחר המלאי שלכם
אתגר חשוב לא פחות בניהול מערכות מלאי הוא דיוק המלאי. משמעות הדבר היא שקיימת הלימה (התאמה) בין הרישום במערכת המידע שלכם למלאי הפיזי שבמחסן ולאורך שרשרת האספקה.
בחנו את עצמכם!
1. האם אפיינתם תהליכי עבודה, כגון: קליטה, ניפוק?
2. כיצד אתם עוקבים אחר מלאי בתהליך?
3. כיצד אתם בודקים את אמינות המלאי?
4. האם אפיינתם מדדי ביצוע, KPI’s מתאימים?
5. כיצד אתם עוקבים אחר מלאי לאורך שרשרת האספקה?

סריקת ברקוד הכרחית בתהליכי קליטה וניפוק מלאי, אך מערכות RFID יכולות מאד לסייע במעקב אחר מלאי. באופן כללי, קל לעקוב אחר חומרי גלם, אך לעקוב אחר מלאי בתהליך המשויך לאצווה מסוימת הופך את הנושא למעט מאתגר. אתגר נוסף וחשוב: היכולת לעקוב אחר המלאי לאורך כל שרשרת האספקה בזמן אמת.

לסיכום
סקרנו על קצה המזלג מספר סוגיות בניהול מלאי. ניהול המלאי – משימה מאתגרת ומתמשכת, הדורשת מכם להשקיע את הזמן והמשאבים המתאימים כדי לפתח הבנה מקיפה שמטרתה: הובלה ויישום מדיניות תכנון מלאי אופטימאלית. זכרו, המטרה האמיתית בניהול מלאי היא האיזון בין זמינות המלאי לעלות החזקת המלאי. אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה שירותי ייעוץ ניהול מלאי והדרכה פנים ארגונית. קבלו קישור לסילבוס קורס ניהול מלאי