טכניקות לקיצור לוח זמנים בפרויקט

האם יש לך צוות היושב בחיבוק ידיים ובו בזמן משאבים אחרים עמוסים? מצב זה אומר שלוח הזמנים של הפרויקט שלך אולי צריך כוונון. מצב זה אומר שעלינו לבחון מחדש כיצד לאזן טוב יותר את העבודה בין המשאבים הזמינים העומדים לרשותנו. באופן אירוני, במהלך הפרויקט ישנם מופעים רבים בהם חבר צוות יושב בחיבוק ידיים וממתין לסיום פעילות המתבצעת על ידי משאב אחר. בניהול פרויקטאלי אנו מוכרחים לדעת מהו לוח הזמינות של כל משאב העומד לרשותנו, על מנת שנוכל לאזן עומסים וכדי שנוכל לשבץ אותו בביצוע פעילויות נוספות במידת הצורך.

היסוד הבסיסי של ניהול פרויקט הוא יצירת לוח זמנים יעיל ומציאותי. מטרתו של מנהל הפרויקט היא ליצור את לוח הזמנים הקצר ביותר, מבלי לשנות את תכולתו. מצפים ממנהלי פרויקטים להיות יצירתיים בזיהוי האסטרטגיה הטובה ביותר להשלמת הפרויקט.

טכניקות מרכזיות לדחיסת לוח הזמנים בפרויקט:

Crashing
טכניקה לקיצור משך הפרויקט על ידי הוספת משאבים.
המשמעות: הוספת משאבים עבור פעילויות הנמצאות על הנתיב הקריטי. דוגמאות: הוספת משאבים; האצת פעילויות – זירוז ביצוע פעילויות תמורת תשלום נוסף לקיצור משך הפרויקט; אישור שעות נוספות. נדגיש את העובדה שישנן פעילויות המחייבות שימוש במשאב ייחודי או שאינן יכולות להתבצע על ידי יותר ממשאב אחד. כמו כן יש לוודא שאנו יכולים להעריך היטב את הסיכונים האפשריים מהוספת משאבים.

איור 1: לפני Crashing. הקצאת משאב בודד לביצוע הפעילות.

איור 2: אחרי Crashing. הקצאת 2 משאבים במקביל לביצוע הפעילות.

Fast Tracking
טכניקה נוספת לקיצור לוח הזמנים נעשית על ידי ביצוע פעילויות במקביל, שתוכננו במקור להתבצע ברצף. המשמעות: בחינה נוספת לקשרי הגומלין וניסיון לבצע חלק מהפעילויות במקביל במקום בטור.

איור 1: לפני Fast Tracking. ביצוע 2 פעילויות ברצף.

איור 2: אחרי Fast Tracking. מסלול מהיר. ביצוע 2 פעילויות במקביל.

סיכום
אם אנו מעוניינים לקצר את משך פרויקט, עלינו למקד את מירב תשומת הלב על פעילויות הנתיב הקריטי. כאשר הנתיב הקריטי מתקצר, הפרויקט מסתיים מוקדם יותר. שימו לב: בשתי הטכניקות, קיצור לוח הזמנים בפרויקט מתבצע בפעילויות הנתיב הקריטי בלבד. קיצור זמן בפעילויות שאינן קריטיות לא ישפיע על מועד סיום הפרויקט. כיצד מתחילים? אם אתם משתמשים בתוכנה לניהול פרויקטים, כגון MS-Project, מומלץ להפיק דו״ח זמינות משאבים.

מעוניינים בקורס ניהול פרויקטים? צרו קשר: 09-8654503 | [email protected]