שיפור ביצועים במרלו״ג

תהליכי עבודה יעילים הם גורם קריטי להצלחה ותורמים לשיפור ביצועים במרלו״ג. ביצועים לוגיסטיים ממלאים חלק מרכזי בשיפור רווחיות הארגון. המרלו״ג משמש כחוליה קריטית בשרשרת האספקה. הצוות הנכון, התהליכים הנכונים והשימוש הנכון בכלים ובטכנולוגיה יסייעו לכם להשיג את התוצאות הנכונות. בין אם הם נקראים מרכזים לוגיסטיים, מחסנים או מרכזי הפצה, ההזדמנות לשפר תהליכים תמיד קיימת והאפשרויות לכך רבות ומגוונות. לכל מחסן, מרלוג או מרכז הפצה יש שיטות עבודה שבאמצעותם ניתן לנצח או להפסיד בתחרות.

מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול

לפני שנתחיל רצוי שתענו בכנות על השאלות הבאות: 

• מתי בפעם האחרונה עדכנתם את תהליכי עבודה במרלו״ג? 
• מתי בפעם האחרונה הכשרתם או הדרכתם את הצוות שלכם? 
• מתי בפעם האחרונה עשיתם שינוי שמטרתו שיפור ביצועים במרלו״ג?

  אם כל זה לא קרה בשלוש השנים האחרונות יש לכם הזדמנות טובה ליישם את ההמלצות שבמאמר שלפניכם. מנהלי מרלו״ג? מנהלי שרשרת אספקה? מנהלי תפעול? מנהלי מחסן? המאמר הזה מיועד במיוחד בשבילכם

5 דרכים לשיפור ביצועים במרלו״ג

1. שיפור תהליכים
תהליכי עבודה יעילים הם המפתח להצלחה בניהול מרכז לוגיסטי (מרלו״ג). מחסנים ומרכזים לוגיסטיים צריכים להיות יעילים וזאת כדי לשפר את רווחיות הארגון ומצד שני להגיב בזריזות כדי למקסם את שביעות רצון הלקוחות. כאשר ביצועי המרלוג לא טובים עלינו להבין תחילה את ההבדל בין התהליכים בלוגיסטיקה נכנסת ללוגיסטיקה יוצאת

מהי לוגיסטיקה נכנסת?
לוגיסטיקה נכנסת מתייחסת לתהליך קבלת סחורה מספקים, לרבות בדיקות קבלה, סימון, איתור, אחסנה ורישום במערכת המידע. כל ההיבטים של התנועה הנכנסת הזו צריכים לעבוד יחד כדי להבטיח מהירות ויעילות.

מהי לוגיסטיקה יוצאת?
לוגיסטיקה יוצאת מתייחסת לתהליך הכנת הזמנה ללקוח, לרבות ליקוט, בקרה, אריזה ומשלוח ללקוח. הכוונה כאן לכלל הפעילויות שהמרלו״ג מבצע לאחר שלקוח מבצע הזמנה. ברוב המקרים, המשלוח ללקוח מועבר לספק לוגיסטי צד שלישי. חברת שליחויות אוספת את ההזמנה מהמרלוג או ממרכז ומעבירים אותה ללקוח הסופי. צריך לשים לב היכן החוליה החלשה!

כיצד ניתן לשפר את הלוגיסטיקה הנכנסת והיוצאת?
הדרך הטובה ביותר לשפר תהליכים לוגיסטיים היא באמצעות אפיון תהליכים חדשים ו/או שיפור תהליכים קיימים. אנו ממליצים לכם לאפיין תהליכים פשוטים, יעילים ובעלי לוגיקה פשוטה ליישום, לצמצם עיכובים מיותרים בכל תהליך, לאתר צווארי בקבוק ולסלק בזבוזים בכל תהליך. עליכם לחלק את פעילות המרלוג לשני תהליכים נפרדים – לוגיסטיקה נכנסת ולוגיסטיקה יוצאת. זכרו, כאשר התהליכים אופטימליים ומסונכרנים המרלו״ג או המחסן ישפר ביצועים באופן ניכר.

אז כדי להתקדם ולא לבזבז זמן מיותר נמליץ לכם לקיים דיון מקצועי שמטרתו להבין:

• איזה תהליך במרלו״ג הוא המורכב ביותר? 
• לאיזה תהליך במרלוג יש הכי הרבה שגיאות? 
• איזה תהליך במרלו״ג הוא האיטי מכולם? 
• איזה תהליך הוא היקר מכולם?
• איזה תהליך הוא החוליה החלשה?

2. יישום גישת לין Lean
מרלו״גים ומחסנים נמצאים תחת לחץ מתמיד לשיפור הביצועים וזאת כדי לייצר ערך ללקוח. מרלוג לא יעיל מפחית באופן ניכר את רווחיות החברה. מרלו״ג שהתהליכים שלו איטיים גורם ללקוח לחשוב פעמיים האם כדאי לו לבצע הזמנה או לחלופין לאתר ספק אחר, כזה שיש לו מרלוג יעיל ושניתן לסמוך עליו. גישת לין תסייע לכם לזהות חוסר יעילות ובזבוזים וזאת על מנת למזער את ההוצאות ולעמוד בתוצאות הרצויות. באמצעות מתודולוגיית לין תוכלו לגבש תהליכים מהירים, יעילים וזולים יותר ביחס למצב הקיים ובהתאם לביצועי המתחרים שלכם. ככל שהלחץ גובר התפקיד של גישת לין Lean הופך לקריטי והכרחי ליישום. ניהול המרלוג בגישת לין יסייע לכם לשפר תהליכים וביצועים באופן מהיר ומדויק. לין היא מתודולוגיה מובילה לשיפור תהליכים המתמקדת בנושאים הבאים:

• הפחתת עיכובים מיותרים בתהליך. Delays
• ביטול שלבים מיותרים בתהליך. Process Steps
• ביטול צווארי בקבוק. Bottlenecks
• שיפור זרימת תהליך. Flow
• סילוק בזבוזים. Waste
• הפחתת שגיאות בביצוע תהליך. Errors

  הבנת פילוסופיית לין ויישום נכון של 5 עקרונות לין יאפשרו לכם לשפר באופן ניכר את הביצועים במרלו״ג

  5 עקרונות גישת Lean

• Value – הגדירו את הערך של כל תהליך מנקודת מבטו של הלקוח
• Map the Value Stream – בחנו כל שלב בתהליך כדי לאתר ולסלק בזבוזים
• Create Flow – גרמו לתהליך לזרום ללא הפרעות וללא עיכובים תוך הסרת הבזבוז
• Establish Pull – החזיקו מלאי במרלו״ג בכמות הנכונה ובזמן הנכון. לא פחות, לא יותר
• Continuous Improvement – בצעו שיפור מתמיד לתהליכים שלכם

  חיסכון בהוצאות המרלו״ג, חיסכון בזמן ביצוע תהליכי עבודה, הפחתת שגיאות והפחתת בזבוזים הם רק חלק מהיתרונות של יישום גישת לין במרלוג שלכם. ארגז הכלים העשיר של גישת לין Lean כולל בין היתר יישום כלים כגון: קנבן Kanban, קייזן Kaizen ו– 5S 

3. מדדים לניהול המרלו״ג
מדדים KPIs הם חלק בלתי נפרד בבקרת ביצועי המרלו״ג. אפיון המדדים KPIs הוא הצעד הראשון לשיפור יעילות המרלו״ג ושביעות הרצון של הלקוחות. אם לא תמדדו את ביצועי המרלו״ג איך תדעו מה צריך לשפר? הגדרת המדדים KPIs ומדידה קבועה שלהם תעקוב אחר הביצועים ותאפשר לכם להבין אילו תהליכים דורשים שיפור מיידי ובאילו תהליכים אתם מצטיינים. ללא מדדים, אינכם יכולים לקבל החלטות מושכלות או לעבד תובנות. מכיוון שבמרלו״ג קיימת פעילות רבה, עלינו לבחור בקפידה את המדדים החשובים ביותר ובאמצעותם נוכל לקבל אינדיקציה בזמן אמת. אז מהם המדדים שכדאי לכם לעקוב אחריהם? מה מודדים ואת מי מודדים? מומלץ לנתח את יעילות המרלו״ג בשני מישורים: ברמת המרלו״ג (מדדי יעילות ואפקטיביות) וברמה האסטרטגית (יישור פעילות המרלו״ג עם היעדים של הארגון)

להלן 10 מדדים מובילים למדידת ביצועי המרלו״ג
דיוק המלאי במרלו״ג Inventory Accuracy
דיוק הכנת הזמנה ללקוח (ליקוט) Picking Accuracy
הזמן הממוצע לקליטה למלאי Receiving Cycle Time
אספקה בזמן ללקוח On-time Delivery
דיוק באספקה ללקוח Perfect Order Rate
זמן לאספקת הזמנת לקוח Order Lead Time
עלות החזקת המלאי Holding Cost of Inventory
יחס סבבי המלאי Inventory Turnover
שיעור החזרת מוצרים למרלו״ג (%) Product Return Rate
דיוק הספק ואספקה בזמן On Time In Full

המדדים מאפשרים לכם לנטר אחר הביצועים והיעילות של המרלו״ג. כמו כן, תוכלו לזהות באמצעותם תחומי הצלחה וכישלון תפעוליים. אז במקרה וטרם הגדרתם מדדים KPIs למרלו״ג הגיע הזמן שתעשו זאת. במידה ויש לכם מערכת מדדים קיימת, מומלץ לבדוק את מהימנות ודיוק הנתונים Data Accuracy וכמו כן להגדיר יעדים חדשים.

4. חווית הלקוח
אספקה בזמן ודיוק באספקה משפיעים בצורה משמעותית על חווית הלקוח. יעילות התהליכים שמבוצעים במרלו״ג עבור הלקוח הינה קריטית לכל מרלו״ג שמעוניין לנצח בתחרות. לקוח מרוצה הוא לקוח חוזר. חברת אמזון AMAZON היא דוגמא לאיך צריך באמת לנהל מרלו״ג.

אמזון שינתה באופן דרמטי את חווית הלקוח. כיצד אמזון מצליחים להעניק ללקוח חוויה?
✓ תהליך הזמנת לקוח פשוט ויעיל
✓ אפשרויות משלוח מגוונות לרבות משלוח מהיר
✓ מעקב בזמן אמת לכל הזמנה
✓ מינימום תקשורת (הודות לתהליך שקוף ללקוח)
✓ מינימום שגיאות באספקה
✓ תהליך החזרת מוצר פשוט ויעיל
✓ שימוש בטכנולוגיות חדשניות
✓ מבקשים מהלקוחות לדרג את החוויה שלהם

חשוב לזכור שמה שהביא את אמזון למקום שבו הם נמצאים זה לא המוצרים אלא השירות ותהליכי העבודה היעילים שמתקיימים בכל אחד מ-185 המרכזים הלוגיסטיים ברחבי העולם. המאמצים המתמשכים של אמזון לספק מוצרים ללקוחות בזמן הקצר ביותר מפעילים לחץ על כל המתחרים האחרים. מעוניינים לשפר את ביצועי המרלו״ג? עקבו אחר הסטנדרטים של חברת אמזון וצמצמו פערים בהתאם!

5. תכנון המלאי במרלו״ג
החזיקו מלאי במרלו״ג בכמות הנכונה ובזמן הנכון, בהתאם לדפוס הביקושים הייחודי של כל פריט וכמו כן בהתאם לתחזית הביקוש. יש לזכור כי המרלו״ג משמש כתחנה זמנית לאחסנת המלאי כאשר המטרה היא מינימום ימי מלאי על המדף. כדי להפוך מרלו״ג ליעיל עליכם לתכנן ולנהל את המלאי באופן מקצועי ומדויק.

ניהול ותכנון מלאי המרלו״ג משפיע באופן ישיר על רווחיות הארגון. בחנו את עצמכם:

• האם במרלו״ג שלכם שוהים פריטים ללא ביקוש? 
• כמה ואילו פריטים שוהים במרלו״ג מעל 12 חודשים? 
• האם הגדרתם רמות מלאי אופטימליות לכל פריט?
• כיצד אתם מזהים מלאי עודף ומלאי מת?
• מהו שווי המלאי עודף ומלאי מת במרלו״ג?
• האם גיבשתם מדיניות לצמצום מלאי עודף ומלאי מת?
• האם אתם מבצעים ניתוח ABC XYZ?
• מהו היקף אובדן המכירות השנתי כתוצאה מאי זמינות מלאי?
• באילו מודלים אתם עושים שימוש לתכנון המלאי?
• מהי עלות החזקת המלאי השנתית?
• האם אתם מודדים את יעילות ניהול המלאי?
• מהו שיעור תשואת הרווח הגולמי על ההשקעה במלאי?
• מהם היעדים שלכם בניהול המלאי?
• האם קיים תיאום בין המרלו״ג למחלקת הרכש ו/או למעתד המלאי?
• כיצד מתבצע בפועל התיאום בין המחסן או המרלוג למחלקת הרכש או מעתדי המלאי?

  תכנון וניהול המלאי הוא תהליך מתמשך ומשימה זו שמורה למקצוענים שיש להם יכולת מוכחת לעשות זאת. בין אם מדובר במנהלי מרלו״ג, מנהלי תפעול, מנהלי תפ״י, מנהלי מחסן, מנהלי רכש או מנהלי מחסן, האחריות לתכנון המלאי הינה רצינית ודורשת ידע מקצועי. ככל שהמלאי ינוהל באופן מקצועי כך יעילות המרלו״ג תשתפר בהתאמה!

  לסיכום
  משימת המרלו״ג היא לבצע תהליכים לוגיסטיים מדויקים במינימום זמן, במינימום שגיאות ובמינימום עלות. שיפור הביצועים במרלו״ג ישפר בהכרח את שביעות רצון הלקוח. זכרו, לקוח מרוצה הוא לקוח חוזר! במאמר פירטנו 5 דרכים לשיפור הביצועים במרלו״ג. הכשרת מנהלים וצוותים במרלו״ג הינו גורם קריטי להצלחה, חיסכון בהוצאות ושיפור הרווחיות. האם התהליכים במרלו״ג שלכם יעילים, מהירים ומדויקים? אתרוג הנדסת תעשיה וניהול היא חברת ייעוץ והדרכה שמציעה קורס מצוינות תפעולית המעניק ידע מקצועי, הכשרה מקצועית וכלים לשיפור ביצועי מרכזים לוגיסטיים ומחסנים. מעוניינים בהדרכה או בייעוץ מקצועי? צרו איתנו קשר 09-8654503