ניהול רזה Lean Management, היא פילוסופיה ניהולית שפותחה על ידי חברת טויוטה בשנות ה-50, בשמה המקורי Toyota Production System (TPS). המתודולוגיה לין מתמקדת בשיפור תהליכים, מקסום הערך ללקוח, סילוק בזבוזים, שיפור האיכות, הפחתת עלויות ויצירת תרבות של שיפור מתמיד. מתודולוגיית לין מתמקדת בתהליך ולא רק בתוצאות! ניהול רזה הופך תהליכים ליעילים יותר על ידי הסרת פעילויות שאינן מייצרות ערך ללקוח בדגש על שיפור זרימת התהליך. ניהול רזה היא מתודולוגיה פופולרית שמקורה בסביבת הייצור של טויוטה, אך מאז היא מיושמת בכל תעשיה אפשרית: שירותי בריאות, בנקים, ממשל, קמעונאות, לוגיסטיקה, שירות לקוחות, ענף התעופה, פארמה, בתי מלון, פיתוח מוצרים, פיתוח תוכנה, חינוך ועוד. גישת הניהול הרזה תורמת לכל סביבה עסקית וארגונים יכולים ליישם בהצלחה עקרונות אלו כחלק מהצהרת המשימה שלהם, אסטרטגיית ההפעלה ושיפור היעילות התפעולית. מובילי מצוינות? מנהלים בכירים? חברי הנהלה? מעוניינים ליישם בהצלחה את עקרונות הליבה של ניהול רזה? פוטנציאל השיפור הוא אדיר! אז בואו ונתחיל
מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול
כיצד ניתן ליישם בהצלחה ניהול רזה בארגון שלכם?
דוגמה מצוינת לחברה שהטמיעה בהצלחה ניהול רזה ותרבות לין Lean היא חברת מקדונלד‘ס. שימוש יעיל במשאבים, שיפור זרימת התהליכים ואופטימיזציה של ניהול המלאי סייעו למקדונלד‘ס לשפר את היעילות התפעולית ולהפחית עלויות. כל ארגון יכול למצוא דרכים כדי להתאים את עקרונות הניהול הרזה למודל העסקי שלו הן כארגז כלים והן כפילוסופיה עסקית וזאת כדי להשיג מצוינות תפעולית. ניהול רזה מאפשר לארגונים למקסם את הערך עבור הלקוחות, לצמצם חוסר יעילות ולהגיב בצורה יעילה יותר לשינויים בשוק. המפתח להצלחה הוא ביישום עקרונות הניהול רזה ו-מדדים לניהול רזה שמאפשרים לכל ארגון, גדול או קטן, להיות יעיל ומדויק. בואו ונכיר את עקרונות הניהול הרזה
עקרונות הניהול רזה Lean Management
1. הערך מנקודת מבטו של הלקוח Value
2. זרימת תהליכים Flow
3. הפחתת בזבוזים Waste Reduction
4. בדיוק בזמן Just-in-Time
5. שיפור מתמיד Kaizen
6. סטנדרטיזציה Standardized Work
7. גמבה Gemba (Go and See)
8. פוקה יוקה Poka-Yoke
9. אופטימיזציה של המלאי Inventory Optimization
10. הדרכת צוותים Cross-Training
הערך מנקודת מבטו של הלקוח Value
ניהול רזה מתחיל בהבנה של משמעות הערך ללקוח. ערך Value, הוא מה שהלקוח מוכן לשלם עבורו. הגדרת הערך עוזרת לנו למקד מאמצים בפעילויות היוצרות ערך ללקוח ולבטל את אלו שלא. ביטול פעילויות בתהליך שאינן מוסיפות ערך ללקוח מפחיתות את הבזבוז ובכך מייעלות את התהליך. כאשר הארגון מבין באופן מדויק את הצרכים, הרצונות וסדרי העדיפויות של הלקוח נוצרת הזדמנות לייעל תהליכים, מוצרים או שירותים העונים על הדרישות הללו ביעילות. דוגמאות ליצירת ערך ללקוח: מענה מהיר לטיפול בפניית לקוח; זמן המתנה קצר של לקוח; אספקה מהירה של מוצרים ללקוח; שקיפות ללקוח לאורך ביצוע תהליך, למשל הזמנת לקוח; ביצועי מוצר עקביים לאורך זמן ועוד
זרימת תהליכים Flow
האם התהליכים שלכם איטיים? זרימת תהליך מתייחסת לביצוע כלל השלבים הדרושים להשלמתו ללא הפרעות, ללא עיכובים, ללא שגיאות וללא צווארי בקבוק. טכניקות ניהול רזה מאפשרות לכם לזהות ולבטל ביעילות פעילויות הגורמות לעיכובים ו/או לעצירות בתהליך. בחנו את זרימת התהליך הקיים באמצעות כלים, כגון: Value Stream Mapping (VSM) ו/או Value-Added Analysis כדי לזהות הזדמנויות לשיפור. זכרו שרוב ההמתנות מתרחשות בין השלבים וככל שתצליחו לבטל אותן זרימת התהליך תשתפר. במילים אחרות, המטרה היא למזער את זמני ההמתנה בין השלבים של התהליך. זכרו שמתודולוגיית לין מתמקדת בשיפור זרימת התהליכים! דוגמאות לשיפור זרימת תהליכים בסביבות עבודה שונות: זרימת מטופל בבית חולים; זרימת בקשת לקוח לקבלת משכנתא; זרימת תהליך פיתוח תוכנה. הרעיון ברור: כל ארגון המעוניין לייצר ערך ללקוחותיו מעוניין בהכרח לשפר את זרימת העבודה, להפחית את זמני ההמתנה, לקצר את זמני העיבוד ובכך לספק מוצר או שירות איכותי ללקוח
הפחתת בזבוזים Waste Reduction
ניהול רזה מתמקד בזיהוי וסילוק בזבוזים בתהליכים. במתודולוגיית לין Lean, בזבוז מוגדר כל דבר שאינו מוסיף ערך מנקודת מבטו של הלקוח. ישנם שמונה סוגים של בזבוזים: שגיאות (או פגמים) Defects, ייצור עודף Overproduction, המתנה Waiting, כישרון לא מנוצל Non-Utilized Talent, שינוע עודף Transportation, מלאי Inventory, תנועה מיותרת Motion, עיבוד עודף Overprocessing. דוגמה לבזבוז המתנה: המתנה לחומרים מידע, ציוד או משאבים אחרים הדרושים לביצוע משימה; דוגמה לבזבוז מלאי: החזקת מלאי בכמות גבוהה ממה שהארגון באמת צריך; דוגמה לבזבוז שגיאות: הגשת דו״ח לא מדויק ללקוח; דוגמה לבזבוז פגמים: ייצור מוצרים שאינם עומדים בתקני איכות. קראו עוד במאמר 8 הבזבוזים לפי גישת לין Lean
בדיוק בזמן Just-in-Time
בדיוק בזמן היא אסטרטגיה המבוססת על עיקרון המשיכה Pull שבו מתחילים את העבודה רק לאחר קבלת דרישה מהלקוח. אסטרטגיה זו מבטיחה שהפריטים מיוצרים או נמסרים רק בעת הצורך. לא לפני הזמן ולא אחרי הזמן, אלא בדיוק בזמן! מערכות מבוססות משיכה מייצרות פריטים על סמך דרישת הלקוח בפועל, בניגוד למערכות מבוססות דחיפה המייצרות פריטים על סמך תחזיות. יישום אסטרטגיה בדיוק בזמן Just in time מביאה לארגון יתרונות רבים: תגובה מהירה להזמנת לקוח, תגובה מהירה לתנודות בביקוש או למגמות בשוק, זמן אספקה קצר ללקוח, חיסכון בעלויות המלאי, תזרים מזומנים משופר, חיסכון בעלויות אחסון, שימוש יעיל במשאבים ושיפור שביעות רצון הלקוחות. אסטרטגיית בדיוק בזמן פותחה על ידי טאיצ׳י אונו שנחשב למפתח השיטה של טויוטה Toyota Production System ומיושמת מאז בהצלחה בארגונים רבים
שיפור מתמיד Kaizen
שיפור מתמיד הוא חלק בלתי נפרד מניהול רזה Lean Management. ארגונים מחפשים כל הזמן דרכים להתייעל ולשפר את שביעות רצון הלקוחות. חשבו על הרעיון הבא: הרבה שיפורים קטנים יכולים לעשות הבדל גדול! זהו בדיוק הרעיון של שיפור מתמיד. תרבות של שיפור מתמיד מעריכה את תרומתו של כל עובד ומכירה בכך שלכל העובדים יש משהו בעל ערך להציע. עידוד העובדים ליזום וליישם שינויים קטנים ומצטברים בתהליכים. כדי להפוך למובילים בתעשייה, ארגונים צריכים לאמץ תרבות שבה שיפור מתמיד הוא יעד אסטרטגי. ארגונים המאמצים ניהול רזה לומדים ומתאימים את התהליכים שלהם כל הזמן. עקרונות שיפור מתמיד קייזן Kaizen מיושמים בארגונים רבים. לדוגמה, חברת מקדונלדס מחפשת ללא הרף דרכים לשפר את פעילותה, בן אם על ידי שיפור תהליך הזמנת לקוח, התפעול, שיפור תוכניות להכשרת מנהלים וצוותים, אופטימיזציה של פריסת המטבח ועוד. דוגמאות לאירועי קייזן בסביבות עבודה שונות: שיפור תהליכי שירות לקוחות כדי להפחית זמני תגובה וטיפול ולשפר את שביעות רצון הלקוח; שיפור תהליכי זרימת מטופלים בבית חולים כדי למזער את זמני ההמתנה ולצמצם חוסר יעילות; שיפור תהליך קליטת עובד חדש. שיפור מתמיד בהקשר העסקי מאפשר לארגונים להישאר תחרותיים, לענות על צרכי הלקוחות המשתנים ולטפח תרבות של למידה ושיפור מתמשכים
סטנדרטיזציה Standardized Work
סטנדרטיזציה פירושה תיעוד הדרך היעילה ביותר לביצוע משימה והבטחה שכל העובדים פועלים לפי הנהלים הסטנדרטיים הללו. עבודה סטנדרטית כרוכה בתיעוד שיטות העבודה המומלצות עבור כל תהליך וזאת כדי להבטיח דיוק ועקביות. סטנדרטיזציה עוזרת להפחית את השונות ולשפר את איכות המוצרים ו/או השירותים המסופקים ללקוח. עבודה סטנדרטית כוללת אלמנטים, כגון: רצף השלבים הנדרשים לביצוע התהליך, הקצב שבו צריך לייצר מוצרים כדי לענות על דרישת הלקוחות, משך הזמן המקסימלי לביצוע כל שלב כדי לזהות צווארי בקבוק, הכמות המקסימלית של המלאי המותרת בתהליך בכל זמן נתון, הוראות מפורטות לביצוע כל שלב בתהליך, הדרכת עובדים לביצוע עקבי והבטחה שכולם פועלים לפי אותם נהלים. דוגמאות לסטנדרטיזציה, בתחום הבריאות: שיטת עבודה מדויקת לביצוע הליך רפואי ספציפי, הנחיות מפורטות כיצד להכין את המטופל; בשירות לקוחות: תיעוד נהלים לטיפול בפניית לקוח למתן שירות מדויק ועקבי. זכרו, עבודה סטנדרטית מבטיחה שהמשימות מבוצעות בעקביות, ביעילות ובאופן מדויק בפעם הראשונה, ללא Rework!
גמבה Gemba (Go and See)
גמבה הוא מונח יפני שמתורגם באופן הבא: המקום האמיתי שבו מתרחשים הדברים. גישה זו מדגישה את החשיבות של ללכת למקום שבו מתבצעת העבודה כדי להבין את המצב ממקור ראשון. זה עוזר לקבל החלטות מושכלות יותר ולזהות הזדמנויות לשיפור. אז אם אתם באמת מעוניינים לשפר תהליכים עליכם להגיע למקום שבו מתבצעת העבודה בפועל, להתבונן, ללמוד תובנות מהצוות, לאסוף ראיות ובהמשך לקיים דיון מעמיק. סיורי גמבה Gemba הם נוהג נפוץ בארגונים המשיימים ניהול רזה. גמבה מאפשרת לזהות הזדמנויות לשיפור התהליך, להשיג מעורבות ישירה של אנשים המעורבים בתהליך וחיונית לטיפוח תרבות של עבודת צוות, שיתוף פעולה ושיפור מתמיד. לדוגמה, שירות ללקוח: חותמות זמן של זמני התגובה, שביעות רצון הלקוחות, %הפניות שנפתחו מחדש, %סגירת הפניות בזמן לפי SLA; שירותי בריאות: חדרי בדיקה, חדרי ניתוח, התבוננות בתהליכי טיפול וקליטת מטופלים הם המקום האמיתי שבו מתרחשים הדברים וזה מאפשר להשיג שיפורים בזרימת התהליכים, בטיחות המטופל ואיכות השירות
פוקה יוקה Poka-Yoke
פוקה יוקה הוא מונח יפני שמתייחס לטכניקות המשמשות בייצור ובתעשיות אחרות כדי למנוע שגיאות או טעויות מלהתרחש. כל שגיאה בתהליך מתורגמת לעלויות אי איכות Cost of poor quality. כיצד פוקה יוקה Poka-Yoke עובד בסביבות שונות? רשימת תיוג Check-list: פירוט כל המשימות שצריך לבצע כדי להשלים תהליך; שירותי בריאות: ברקודים על צמידי היד של המטופל ותרופות שנסרקות כדי להבטיח שהמטופל הנכון מקבל את התרופה הנכונה; אימות נתונים: שימוש בתוכנה לאימות הזנת נתונים כדי למנוע הזנת מידע שגוי למערכת; ייצור: מכונה שעוצרת אוטומטית אם החלק הוכנס בצורה לא נכונה, מונעת הרכבה של מוצרים פגומים. יישום פוקה יוקה Poka-Yoke בתהליך (או מערכת) יכול לספק יתרונות רבים: מניעת שגיאות, שיפור האיכות הכוללת של השירותים או המוצרים הנמסרים ללקוח, ייעול התהליכים על ידי הפחתת עיבוד חוזר וזמני השבתה שנגרמו משגיאות, חיסכון בעלויות ושיפור שביעות רצון הלקוח
אופטימיזציה של המלאי Inventory Optimization
ניהול רזה מאפשר לארגון להחזיק את המלאי הנכון, בזמן הנכון בכמות הנכונה, לא פחות ולא יותר! יישום עקרונות ופרקטיקות של לין Lean כמו ייצור בדיוק בזמן Just-in-Time (JIT) מדגישים הפחתה של החזקת מלאי עודף כדי למזער עלויות. תחומי התייעלות אפשריים: אופטימיזציה של רמות המלאי מינימום ומקסימום, דיוק נקודת ההזמנה, דיוק מלאי ביטחון ודיוק רמת השירות לפי קריטריונים שונים. ניתוח ביקושים ותחזית ביקושים בטכניקות שונות יאפשר לכם להפחית עלויות, לשפר את תזרים המזומנים, למזער מלאי עודף ומלאי מת ולשפר את שביעות רצון הלקוחות. ניהול מלאי הוא נושא רציני הדורש הבנה רחבה וגיבוש אסטרטגיה מותאמת התומכת במטרות הארגון. קראו עוד במאמרים: שיטות לניהול מלאי, תכנון מלאי, מדדים לניהול מלאי
הדרכת צוותים Cross-Training
אם הגעתם עד לכאן כבר הבנתם את הרעיון של מתודולוגיית לין Lean: לעשות את הדברים נכון ומדויק בפעם הראשונה First Time Right. ניהול רזה מדגיש את החשיבות להכשרה, הדרכה ופיתוח מיומנויות הצוות לדבר את השפה וליישום העקרונות. כדי לשפר תהליכים ולייצר ערך ללקוחות שלכם צריך תשתית מתאימה שתאפשר לכם להשיג מצוינות תפעולית. הדרכת צוותים לביצוע משימותיהם בצורה יעילה יותר. הסמכת מובילי מצוינות, מנהלים וצוותים לניהול רזה Lean Management: אתרוג הנדסת תעשיה וניהול היא חברת הדרכה וייעוץ המציעה קורסים והסמכות להכשרת מנהלים וצוותים, לרבות קורסים חוצי ארגון: קורס לין Lean, קורס מצוינות תפעולית, קורס שש סיגמא Six Sigma. מעוניינים לקיים הדרכה פנים ארגונית, צרו איתנו קשר וקבלו סילבוס והצעת מחיר